¿Qué es una CMDB?

Por lo general, las bases de datos de gestión de la configuración (CMDB) son conocidas como "el corazón de los sistemas de ITSM". Una CMDB es un repositorio que actúa como un almacén de datos, guardando la información acerca de su entorno de TI y de los componentes que se usan para prestar los servicios de TI. Los datos almacenados en una CMDB incluyen listas de activos (conocidas como “elementos de configuración”) y las relaciones entre ellos. Las CMDB y los procesos de gestión de la configuración que las rodean son el núcleo de las operaciones modernas de TI, posibilitando a las empresas gestionar información acerca de un conjunto diverso de componentes de TI desde un solo lugar (incluso si los dispositivos actuales están ampliamente distribuidos). Las CMDB ayudan a las organizaciones a llevar a cabo los procesos de gestión de servicios, por ejemplo, la gestión de incidencias, la gestión de cambios y la gestión de problemas, y también constituye un recurso esencial para los responsables de la toma de decisiones que necesitan información para mejorar los costes, la calidad y el rendimiento de los servicios de TI ofrecidos por la organización.

Conceptos básicos de las CMDB
Cómo funcionan las CMDB
CMDB vs. Gestión de activos

Evolución de las CMDB

La Biblioteca de Infraestructuras de TI (ITIL) describe un conjunto de procesos para la gestión de la configuración y los activos de servicio con el objetivo de mantener la información acerca de los elementos de configuración (CI), los cuales son los componentes requeridos para prestar un servicio de TI. La información que se gestiona como parte de los activos de servicio ITIL y la gestión de la configuración no solo incluye listas de elementos, sino también las relaciones entre ellos. ITIL describe las capacidades técnicas subyacentes necesarias para respaldar la gestión de la configuración y los activos como un sistema de gestión de la configuración (CMS) como un modelo lógico de datos que puede abarcar múltiples CMDB físicas.

A medida que las empresas adoptan nuevos procesos, como Agile y DevOps, la CMDB asume una función ampliada al facultar a los empleados de TI para comprender el entorno de producción y tomar decisiones en tiempo real sobre cuestiones como los problemas y los cambios. Con la proliferación de infraestructuras en la nube y el uso del SaaS (software como un servicio), las empresas deberán integrar más fuentes externas de datos en la CMDB para mantener la perspectiva global de un entorno de TI híbrido moderno. Muchas empresas también están comenzando a investigar nuevas formas de gestionar los activos de datos en el contexto de las CMDB para respaldar las iniciativas de transformación digital y los procesos comerciales digitales.

A futuro, la CMDB desempeñará un rol más amplio no solo en las operaciones de TI, sino también en las operaciones comerciales (en las empresas transformadas digitalmente). Contar con la solución CMDB adecuada para desarrollos ulteriores será fundamental; una solución que no solo respalde sus necesidades de hoy, sino que evolucione con usted a medida que su empresa crezca y el entorno comercial cambie.

Gestión de la configuración en ITIL

Las CMDB se crearon inicialmente como un repositorio de los datos de existencias de activos de TI recopilados manualmente. Gracias a la evolución de los procesos ITSM y a las tecnologías como las herramientas de detección que posibilitan la automatización de los procesos de recogida de datos, la función de las CMDB se ha ampliado, convirtiéndose en una parte central de la mayoría de las soluciones de ITSM de las empresas. La función de las CMDB siempre ha estado alineada con la evolución de la gestión del servicio y otros procesos de TI y seguirá siendo así en el futuro.

¿Cómo funciona una CMDB?

Una CMDB es un repositorio (una base de datos) que almacena listas de información y relaciones. Lo que hace que una CMDB sea única y valiosa es la información que contiene. Las listas de los elementos de configuración con sus respectivos atributos y las relaciones entre ellos describen el tejido conectivo que existe en el entorno de TI físico. Por lo general, las CMDB forman parte de una plataforma de gestión de servicios de TI (ITSM) más grande o de un conjunto de capacidades que posiblemente incluirán las herramientas para rellenar los datos en la CMDB (por ejemplo, las herramientas de detección e importación de datos) y las herramientas para el consumo de los datos provenientes de la CMDB (por ejemplo, las herramientas de generación de tickets, los sistemas de gestión de cambios y las capacidades de generación de informes).

Las CMDB proporcionan un lugar común para almacenar la información acerca de los activos de TI y otros elementos de la configuración en una ubicación común desde donde las personas pueden acceder a estos. Normalmente, estos datos provienen de múltiples fuentes y, sin la CMDB, sería muy difícil disponer de una imagen completa y precisa del entorno de TI. Por lo general, las herramientas de detección y de importación de datos se usan para identificar los elementos de configuración en el entorno de TI y rellenar con ellos la CMDB. Algunas organizaciones también usan los inventarios y las auditorías manuales para actualizar sus datos en la CMDB. Una vez cargados los datos provenientes de diferentes fuentes en la CMDB (o actualizados en función de los cambios), los procesos y las herramientas que usan dicha información pueden acceder a ella de una manera unificada y coherente.

No es común que las personas accedan a los datos de la configuración directamente desde la CMDB debido al volumen de datos presentes y al formato en el que están almacenados. Es difícil interpretar una gran cantidad de datos distribuidos en filas y columnas. Es ahí donde la función de las herramientas de ITSM y las capacidades de generación de informes entran en juego. Estas herramientas acceden a los datos de la CMDB, los ordenan, los filtran y presentan la información a los usuarios de la forma que mejor se alinee con los problemas operacionales o comerciales que están tratando de resolver.

Los pros y los contras del uso de las CMDB

Al igual que con cualquier elemento tecnológico, el uso de una CMDB conlleva tanto ventajas como desventajas. Si bien las primeras instrumentaciones de CMDB (hace algunas décadas) eran muy costosas y difíciles de mantener y nada fáciles de usar, las CMDB modernas constituyen hoy en día una característica esencial en la mayoría de las soluciones de ITSM de las empresas. Los beneficios claves que supone el uso de las CMDB incluyen:

Disponer de un conjunto completo de datos acerca del entorno de TI en un lugar centralizado para acceder fácilmente a este.
Integración de los datos de fuentes externas (por ejemplo, de proveedores).
Comprender la composición de los activos críticos y de los componentes de los que dependen.
Comprender para qué se utilizan los diferentes activos y qué procesos comerciales y usuarios dependen de ellos.
Proporcionar información para respaldar la toma de decisiones relacionada con el entorno de TI, los costes operacionales y las decisiones tecnológicas.
Posibilitar la gestión del riesgo al proporcionar un inventario de los activos tecnológicos con vulnerabilidades que usted pueda tener.

Sin embargo, las CMDB también pueden suponer inconvenientes. Crear, mantener y usar eficazmente un gran conjunto de datos de la configuración puede ser costoso tanto en lo que respecta a los recursos técnicos como en la atención humana necesaria para garantizar la calidad y el valor. Algunos de los principales inconvenientes que supone el uso de las CMDB incluyen:

El coste de la adquisición de los datos y el almacenamiento

Con frecuencia, las CMDB contienen una copia de los datos procedentes de otros sistemas de origen. A medida que las empresas crecen y evolucionan, el conjunto de datos puede llegar a ser bastante grande. Es probable que la CMDB pase a ser uno de sus más grandes repositorios en el seno de TI.

El mantenimiento de datos actualizados y pertinentes

Su entorno de TI cambia constantemente y, al hacerlo, su CMDB necesita mantenerse actualizada con los nuevos activos que se introducen en el entorno, eliminando aquellos que se retiran o desechan e incluyendo los cambios a los activos existentes.

Facilidad de uso de los datos

El valor de su CMDB no radica en el contenido de datos, sino en usarlos. Para usar eficazmente los datos de la CMDB, usted necesitará herramientas (como las aplicaciones de ITSM y los sistemas de generación de informes) y procesos para consumir los datos de la configuración como parte de las operaciones.

CMDB vs. Gestión de activos

A menudo, hay mucha confusión sobre la diferencia entre la gestión de la configuración y la gestión de activos en la ITSM. La gestión de la configuración y la CMDB se enfocan en los datos usados para gestionar sus activos durante el periodo en que se encuentran en uso y presentes en su entorno de TI. Esto conlleva el comprender qué componentes constituyen un servicio o un activo y qué es lo que se usa y cómo se relaciona con otros activos y/o servicios. Por otro lado, la gestión de activos es el conjunto de procesos que se usan para gestionar todo el ciclo de vida de los activos. Por lo general, los procesos de la gestión de activos incluyen cuestiones como el abastecimiento y la compra, la gestión de licencias de software, la evaluación de activos y los procesos de renovación tecnológica.

La CMDB supone una importante herramienta para posibilitar los procesos efectivos de gestión de activos. El objetivo de una CMDB es el de proporcionar una visión completa y precisa de los activos de TI que son controlados por una organización. Así pues, esto permite que la organización gestione sus activos en una cartera de activos en lugar de administrar individualmente cada activo.