Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein allgemeiner Satz an Prozessen und Aktivitäten, die erforderlich sind, um Änderungen an Ihrer Geschäftsumgebung zu koordinieren und zu implementieren. Einige Beispiele für Projekte sind: operationelle Prozessänderungen, Änderungen an physischen Orten oder Maschinen, Erfüllung einer Kundenanforderung, Entwicklung eines neuen Produktes/Service oder eine Änderung an einem IT-System.

Um zu verstehen, was Projektmanagement ist, brauchen wir zuerst eine Projektmanagement-Definition. Das „Project Management Institute“ (PMI) definiert ein Projekt als: „Ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das dazu dient, ein einzigartiges Produkt, einen Service oder ein Ergebnis zu erbringen und das einen festgelegten Anfang und ein Ende hat und unternommen wird, um einzigartige Ziele und Zwecke zu erreichen, üblicherweise, um vorteilhafte Veränderungen herbeizuführen oder Zusatzwerte zu schaffen.“ Wichtig ist die nur vorübergehende Zeitdauer von Projekten, die damit im Gegensatz zu den Operationen (Geschäftsgang wie üblich) stehen, die semi-dauerhaft sind. Projekte sind der Weg, wie Unternehmen Änderungen vornehmen.

Projektmanagement ist ein Satz von Prozessen, die dazu verwendet werden, Projekte zu koordinieren und zu implementieren. Dazu gehören Beginn, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss des Projektes. Projekte werden oft von geschulten Kräften (Projektmanagern) geleitet und gemanagt, die sich an Branchenstandards, persönlicher Erfahrung, organisatorischen Prozessen und einer Reihe von Unterstützungstools und -vorlagen nutzen, um dem Projekt eine Struktur zu geben, Informationen zu verwalten und die Zusammenarbeit der Projektteammitglieder zu erleichtern.

Projektmanagement für IT

IT-Projektmanagement ist eine Unterdisziplin des Projektmanagements, bei dem Technologieprojekte geplant, ausgeführt und kontrolliert werden. Die IT ist einer der Bereiche, in denen man das Projektmanagement am häufigsten antrifft. Die meisten IT-Investitionen und -Initiativen passen zum „Projekt“-Profil mit einem beschränkten Zeitrahmen, einem festgelegten Umfang, einem gewünschten Ergebnis/Ziel und einem Satz von Projektressourcen, die koordiniert werden müssen.

Das IT-Projektmanagement beginnt auf der Portfolioebene, wo die strategische Vision der Organisation in Wertmaßnahmen und die Identifikation von Investitionen umgewandelt wird, um Wert zu schaffen. Die meisten Organisationen haben nur einen begrenzten Satz von finanziellen, menschlichen und technischen Ressourcen zur Verfügung, daher hilft das Projekt-Portfoliomanagement der IT-Organisation dabei, die besten Projekte auszuwählen, um den gewünschten Wert mit den verfügbaren Ressourcen zu schaffen. Durch die Nutzung von strukturierten Projektmanagement-Prozessen zum Liefern der Projekte im Portfolio kann die Organisation die Projektleistung und die Wertlieferung in jeder Phase des Projektlebenszyklus verfolgen.

In den letzten Jahren gab es einige beliebte Variationen des IT-Projektmanagements, die die Unternehmen angenommen haben. Dazu gehören: Wasserfall-Methodologien, agile oder interaktive Ansätze und stärker spezialisierte Techniken wie Scrum. Jede dieser Variationen hat einzigartige Eigenschaften, die die Zeitplanung der Wertrealisierung, die Art und Weise, wie Teammitglieder interagieren und die Art, wie das Projekt in andere Projekte im Portfolio der Organisation integriert wird, beeinflussen.

Schlüsselkomponenten des Projektmanagements

Projektmanagement ist eine breite Disziplin und beinhaltet einen Satz an Prozessen, die Projektmanager effektiv durchführen müssen, damit das Projekt die gewünschten Resultate erbringt. Es gibt 10 Schlüsselkomponenten, die zusammen die Disziplin des Projektmanagements bilden:

Projektlebenszyklus – die 5 Phasen des Projektmanagements

Der Projektlebenszyklus bietet einen klar definierten Prozess, um ein Projekt von seiner anfänglichen Idee durch die Implementierung bis hin zum Abschluss zu führen. Dabei werden die Projektmanagementprinzipien angewendet, die Erwartungen klarstellen, die Kommunikation optimieren und sicherstellen, dass Probleme, Risiken und Änderungen während der Planung und Ausführung angemessen gemanagt werden. Die meisten Methodologien teilen das Projektmanagement in 5 Phasen auf.

Diese Phasen sind:

Ein Projektmanager ist ein ausgebildeter Profi im Bereich des Projektmanagements. Er erhält die Autorität (im Projektauftrag), die in die Lieferung des Projektes eingebunden Personen und dafür bereitgestellten Ressourcen einzusetzen. Ein Projektmanager ist für die Führung in allen Phasen des Projektlebenszyklus verantwortlich, ebenso wie für die Unterstützungsfunktionen, etwa Ressourcenmanagement, Risikomanagement, Änderungskontrolle, Stakeholder-Management und Projektkommunikation.

Ein Projektmanager muss die zur Vervollständigung des Projektes erforderlichen Aufgaben verstehen, einschließlich der benötigten Zeit sowie Ressourcen und die richtige Reihenfolge der Operationen. Das Managen des Arbeitsumfangs, der speziellen, zu erledigenden Aufgaben, des Projektzeitplans und der Ressourcenzuweisung sind die zentralen Funktionen, die der Projektmanager erfüllt. Bei größeren Projekten kann es Unterstützungsressourcen geben, die dem Projektmanager bei bestimmten Aufgaben helfen (etwa der Pflege des Projektplans oder der Produktdokumentation). Dennoch sollte jedem Projekt eine einzelne Person (Projektmanager) zugewiesen werden, der die Gesamtverantwortung trägt, um den Projekterfolg zu sichern.

Die Rolle eines Projektmanagers

Ein Projektmanager ist ein ausgebildeter Profi im Bereich des Projektmanagements. Er erhält die Autorität (im Projektauftrag), die in die Lieferung des Projektes eingebunden Personen und dafür bereitgestellten Ressourcen einzusetzen. Ein Projektmanager ist für die Führung in allen Phasen des Projektlebenszyklus verantwortlich, ebenso wie für die Unterstützungsfunktionen, etwa Ressourcenmanagement, Risikomanagement, Änderungskontrolle, Stakeholder-Management und Projektkommunikation.

Ein Projektmanager muss die zur Vervollständigung des Projektes erforderlichen Aufgaben verstehen, einschließlich der benötigten Zeit sowie Ressourcen und die richtige Reihenfolge der Operationen. Das Managen des Arbeitsumfangs, der speziellen, zu erledigenden Aufgaben, des Projektzeitplans und der Ressourcenzuweisung sind die zentralen Funktionen, die der Projektmanager erfüllt. Bei größeren Projekten kann es Unterstützungsressourcen geben, die dem Projektmanager bei bestimmten Aufgaben helfen (etwa der Pflege des Projektplans oder der Produktdokumentation). Dennoch sollte jedem Projekt eine einzelne Person (Projektmanager) zugewiesen werden, der die Gesamtverantwortung trägt, um den Projekterfolg zu sichern.

Warum Projektmanagement für JEDES Unternehmen wertvoll ist

Beim Projektmanagement geht es darum, Ressourcen effizient zu nutzen und die Ergebnisse so effizient wie möglich zu erreichen. Das Einhalten von Projektmanagementmethoden und -strategien hilft Unternehmen, Risiken zu senken, die Kosten unter Kontrolle zu halten und die Erfolgsraten zu verbessern. Kleinen Unternehmen kann das Projektmanagement eine Struktur und einen Leitfaden bieten, um Ergebnisse schneller zu erzielen. Größeren Unternehmen hilft das Projektmanagement, indem es die Beständigkeit der Lieferung sicherstellt, ebenso wie die Fähigkeit zum effektiven Planen, Überwachen und Kontrollieren großer Produktportfolios. Zugleich stellt das Projektmanagement dabei sicher, dass sich die individuellen Projekte gut in die laufenden Operationen integrieren.

Im Kontext eines einzelnen Projektes können diszipliniert angewendete Projektmanagementprozesse auf vielfältige Weise helfen.

So sorgen sie für:

Die Top 10 der Vorteile des Projektmanagements

Es gibt verschiedene Techniken des Projektmanagements. Hier möchten wir Ihnen einige der beliebtesten Techniken vorstellen, die einfach implementiert werden können.

Es gibt zwei Arten von Vorteilen, die das Projektmanagement für die Organisation bedeutet. Die erste Art folgt aus dem Projekt und die zweite folgt aus dem Projektmanagementprozess. Zum Managen der Projektvorteile gehören das Identifizieren, Planen, Messen und Nachverfolgen der Vorteile vom Beginn des Projektes an, bis die Vorteile als Teil der normalen Operationen vollständig realisiert sind. So soll sichergestellt werden, dass die gewünschten Vorteile von den Projekt-Stakeholdern und dem Projektteam genau verstanden wurden und dass sie spezifisch, messbar, vereinbart, realistisch und zeitgebunden sind. Die Vorteile des Projektmanagements sind dagegen ein Wert, der durch das Projektmanagement selbst entsteht. Hier die Top 10 der Vorteile des Projektmanagements:

Es ist möglich, Projekte ohne Projektmanagement zu liefern – Unternehmen tun dies jeden Tag. Dennoch kann ein strukturiertes Projektmanagement dafür sorgen, dass Werte dem Unternehmen günstiger, schneller, höherer Qualität und mit höherer Vorhersagbarkeit geliefert werden können. Die Effektivität des Projektmanagements kann zudem durch die richtigen Standards, Fähigkeiten und Tools weiter verbessert werden. So hilft das Projektmanagement Ihrer Organisation beim Managen von individuellen Projekten im Kontext des größeren Projektportfolios und der laufenden Geschäftsoperationen.