Welche Vorteile bietet Kanban?
Die Verwendung von Kanban bringt erhebliche Vorteile bei Workflows und Prozessen zum Produzieren von Ergebnissen. Ein effektiver Einsatz von Kanban für Workflows und Prozessmanagement kann:
- Ausschuss verringern
- schneller Lösungen für Probleme erbringen
- die Kommunikation zwischen Teams verbessern
- das Erzielen von mehr Ergebnissen erleichtern
- die Produktqualität erhöhen
- die Effizienz von Prozessen verbessern
- helfen, Flaschenhälse aufzuspüren, die die Produktion verlangsamen
- eine engere Zusammenarbeit der Teams fördern
- den Stress aller am Workflow Beteiligten senken
Die gemeinsam genutzte Visualisierung eines Prozesses anhand von Kanban-Boards verbessert die Kooperation zwischen den Teams, denn sie sehen aktiv, wie sich die Arbeit durch das System hin zum Endergebnis bewegt. Sie können auch leicht Aufgaben aufspüren, die nicht wie geplant erledigt werden und zusammen an der Lösung des Problems arbeiten. Kanban-Boards bieten einen leicht verständlichen Überblick über die Arbeitsbelastung und darüber, wie die Arbeit vorangeht. Die Kanban-Boards können zudem Managern helfen, die Auswirkungen ungeplanter Arbeiten auf ihre Teams zu verstehen, so dass sie realistische Prioritäten setzen und die Erwartungen der oberen Managementebene anpassen können.
Was sind Kanban-Boards?
Ein Kanban-Board (auch „Kanban-Tafel“ genannt) ist ein Hilfsmittel in Kanban-Systemen. Eine solche Tafel ist eine visuelle Darstellung, wie die Arbeit in einem Workflow sich der Vervollständigung nähert. Teams nutzen Kanban-Tafeln, um gemeinsam den Workflow zu managen und eine visuelle Übersicht zu Aufgaben und ihren jeweiligen Status zu gewinnen. Einzelpersonen können Kanban-Boards aber ebenfalls nutzen. Eine Kanban-Tafel hat eine Anzahl an Spalten, von denen jede eine Phase im Gesamt-Workflow oder -Prozess darstellt. Auf einer einfachen Kanban-Tafel können diese Phasen „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Vollständig“ sein. Es ist immer eine gute Idee, Kanban-Tafeln so einfach wie möglich zu halten, da komplexe Tafeln schwerer zu verstehen sind. Kanban-Tafeln haben folgende Merkmale:
Sichtbarkeit der Arbeit
Jede einzelne Arbeitsaufgabe wird durch eine Karte dargestellt, die mit dem Namen der Aufgabe beschriftet ist. Die Karte wird von links nach rechts auf der Kanban-Tafel bewegt, jeweils im Einklang mit dem Fortschritt der Aufgabe durch die Phasen. Wenn das Kanban-Board eine physische Tafel ist, ist es üblich, einen Klebezettel für jede Aufgabe zu verwenden. Das Bewegen des Zettels auf der Kanban-Tafel ist das visuelle Signal für den Fortschritt. Es können Zettel in verschiedenen Farben gewählt werden, um zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben zu unterscheiden. Dasselbe kann man auch mit verschiedenen Zeilen auf der Kanban-Tafel erreichen. Durch die Verwendung dieser visuellen Signale erreicht man eine einfache und verständliche Kommunikation.
Begrenzung der laufenden Arbeiten
Viele Kanban-Tafeln haben eine festgelegte Begrenzung, wie viele Karten in einer Spalte sein dürfen. So werden die laufenden Arbeiten begrenzt. Bevor eine weitere Karte in die Spalte bewegt werden kann, muss das Team zusammenarbeiten und eine der bereits dort befindlichen Karten in die nächste Spalte verschieben. Die Verwendung einer Kanban-Tafel auf diese Weise kann dazu beitragen, den Arbeitsfluss zu verbessern, da Aufgaben bearbeitet und abgeschlossen werden, um Platz für andere Aufgaben zu schaffen. Eine Kanban-Tafel hilft auch beim Aufspüren von Flaschenhälsen, die sich dort finden, wo eine Schlange von Aufgaben darauf wartet, in die nächste Spalte bewegt zu werden. Wenn diese Grenze oft erreicht wird, ist das ein Zeichen für ein zu hohes Arbeitspensum. Keine Lösung in diesen Fällen ist es, einfach eine zusätzliche Kanban-Tafel zu erstellen.
Verpflichtungspunkt
Sobald eine Aufgabe auf der Kanban-Tafel ist, muss sie so schnell wie möglich durch den Workflow bewegt werden. Wenn die laufenden Arbeiten begrenzt sind, gibt es vermutlich einen Rückstau an Aufgaben, die darauf warten, auf die Kanban-Tafel zu gelangen. Der Verpflichtungspunkt entsteht, wenn das Team sich dazu entschließt, die Arbeit abzuschließen, indem es die Aufgabe auf das Kanban-Board bringt.
Abschlusspunkt
An dieser Stelle ist die Arbeit zur Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen und die Aufgabe kann von der Kanban-Tafel entfernt werden.
Digitale Kanban-Boards
Wo immer möglich, sollten Sie physische Kanban-Tafeln verwenden, denn das manuelle Aktualisieren von Kanban-Tafeln ist die beste Methode für die Zusammenarbeit von Einzelpersonen. Wenn das Vorhalten einer physischen Tafel nicht möglich ist (zum Beispiel bei der Zusammenarbeit von örtlich entfernten Personen oder Teams), können Sie auch ein digitales Kanban-Board verwenden. Diese digitalen Kanban-Boards lassen sich leicht teilen und aktualisieren, auch über Zeitzonen und Orte hinweg. So können viele der Vorteile von Kanban genutzt werden. Es gibt auch Tools, die mehrere verbundene Kanban-Tafeln unterstützen, mit Tracking, Audit-Trails und automatischen Benachrichtigungen zu Änderungen auf dem Kanban-Board.
Wie Kanban die Teamleistung steigern kann
Das Aktualisieren des jeweiligen Status der Aufgaben auf der Kanban-Tafel wird am besten als Teamaktivität durchgeführt und nicht nur von einzelnen Personen. So können die Teammitglieder sich kennenlernen und offen Fortschritte oder Hindernisse auf der Kanban-Tafel teilen. Zugleich fördert die Kanban-Tafel die kollektive Verantwortung dafür, die Aufgaben durch den Workflow bis zur Vervollständigung zu bewegen. Steckengebliebene Aufgaben sind für alle sichtbar, daher ist niemand versucht, Probleme für sich zu behalten. Eine effektive Implementierung von Kanban fördert eine Unterstützungskultur, in der sich die Personen gegenseitig helfen, um Probleme zu lösen. Alle diese durch die Nutzung von Kanban erreichten Verbesserungen des Verhaltens und der Kultur führen zu einer Steigerung der Leistung von Teams und Einzelpersonen.
Scrum oder Kanban?
Viele Softwareentwicklungsteams nutzen sowohl Scrum- als auch Kanban-Methoden. Der Scrum-Ansatz setzt auf Sprinttechniken in standardisierten Zeitintervallen. Jeder Sprint beinhaltet die Lieferung einer Anzahl von verschiedenen Arbeitsstücken. Der Sprint hat ein festes Start- und Enddatum. Jede nicht vervollständigte Arbeit wird in den Product Backlog (Produkt-Rückstand) aufgenommen. Das Enddatum wird nicht verschoben, um das Produkt fertigzustellen.
Im Kontrast dazu steht der Kanban-Ansatz in der Softwareentwicklung. Dort gibt es kein Konzept mit Standard-Zeitintervallen von Entwicklungszyklen oder festen Enddaten. Nach dem Kanban-Prinzip wird jedes Arbeitsstück weitergeführt, bis es vollständig und geliefert ist.
Softwareentwicklungsteams, die Scrum verwenden, nutzen oft eine Art von Kanban-Board, um eine visuelle Illustration des Inhaltes des Sprints und seines Status zu haben. Das Kanban-Board wird dann mit den neuen Arbeiten gefüllt, auf deren Erledigung im Rahmen des nächsten Sprints man sich geeinigt hat. Ein im Rahmen von Scrum verwendetes Kanban-Board enthält zusätzlich feste Daten für die Vervollständigung, wohingegen eine „klassische“ Kanban-Tafel keine Daten für die Spalten vorgibt.
Viele Teams in der Softwareentwicklung verwenden heutzutage eine Kombination von Scrum und Kanban. Scrum nutzen sie für geplante Arbeiten, die neue Funktionen und nicht-dringliche Fixes einführen sollen. Kanban wird verwendet, um dringliche Lösungen zu entwickeln, die vor dem geplanten Enddatum des Sprints geliefert werden müssen.