Kanban in der IT und im Projektmanagement | Freshservice kostenlos testen

Zusammenfassung

Die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus dem Produktionssektor, wird aber inzwischen auch in vielen anderen Bereichen und Sparten verwendet. Kanban ist ein System des Workflow-Managements und basiert auf der visuellen Informationsvermittlung. Menschen verarbeiten visuelle Informationen mehr als 5.000 Mal schneller als Textinformationen. Daher trägt Kanban dazu bei, Operationen effizienter zu gestalten und Prozessabläufe zu optimieren. Kanban-Techniken können erfolgreich sowohl im IT-Bereich als auch im IT Service Management (ITSM) angewendet werden, um die Planung und Ausführung täglicher Aufgaben zu verbessern. Kanban kann auch in anderen Disziplinen genutzt werden, die Teil des IT-Lebenszyklus sind, einschließlich des Projektmanagements und der Beschaffung. Die Nutzung von Kanban entwickelt sich schnell zum Standard in allen Geschäftsbereichen, denn Organisationen wollen effizient, rentabel und in ihren Marktbereichen konkurrenzfähig bleiben. Kanban ist ein wichtiger Teil jeder Implementierung von Lean sowie Agile und unterstützt die Zusammenarbeit verschiedener Teams.

Was ist Kanban?

Kanban ist ein System zur Verwaltung von Workflows und Prozessen. Kanban verwendet visuelle Signale zur Informationsübermittlung, um so die Effizienz und Effektivität zu verbessern. Produktion, Prozessverbesserung und ITSM nutzen Kanban. Das Wort „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Tafel“. Im Workflow- und Prozessmanagement hat der Begriff „Kanban“ vier verschiedene Bedeutungen:

Kanban ist innerhalb von Ende-zu-Ende-Prozessen ein Signal, das die Produktion und die Lieferung eines Produktes von einem vorherigen Prozessschritt auslöst.
Kanban kann auch ein Container sein, der eine bestimmte Anzahl an Komponenten enthält. Wenn die Füllmenge des Containers auf eine bestimmte Höhe absinkt, signalisiert Kanban dem vorherigen Prozessschritt, dass der Inhalt aufgefüllt werden muss. Der vorherige Schritt sorgt dann dafür, dass gerade genug Komponenten erzeugt werden, um den sich leerenden Container zu füllen.
Ein Kanban-Board ist ein visuelles System, um Aufgaben, ihren Status und ihren Fortschritt im Hinblick auf die Vervollständigung darzustellen. Dieses Kanban-System nutzt verschiedene Spalten und Farben, um zwischen den verschiedenen Aufgaben und ihren jeweiligen Status zu unterscheiden. Diese Form von Kanban ist die Art, die außerhalb der Produktion am meisten eingesetzt wird.
In der Softwareentwicklung wird Kanban auch verwendet, um ein Pull-System zu beschreiben, bei dem Aufgaben nicht in regelmäßigen Zyklen, sondern je nach Notwendigkeit erledigt werden. Diese Art von Kanban wird oft verwendet, um wichtige Entwicklungsaktivitäten zu beschleunigen, etwa die Lösung von Incidents mit hoher Priorität. Ziel dieses Kanban-Ansatzes ist es, wichtige Fixes so schnell wie möglich bereitzustellen, anstelle auf den nächsten Entwicklungszyklus zu warten.

Kanban-Grundsätze

Kanban kann man mit vier einfachen Grundsätzen beschreiben:

Visualisierung der Arbeit

Kanban schafft einen visuellen Workflow oder ein visuelles Prozessmodell. Dieses visuelle Modell kann verwendet werden, um den Fluss der Arbeit und der Produkte durch das Kanban-System zu verfolgen. Dazu gehört auch das Markieren von Gründen für blockierte Prozesse (etwa durch Flaschenhälse, die eine Anforderung erzeugen, die über der Kapazität liegt), Schlangen von Arbeiten sowie Teams oder Einzelpersonen, die Arbeiten nicht im System voranbringen. Das Sichtbarmachen durch Kanban verbessert schnell die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Teams.

Begrenzung laufender Arbeiten

Kanban kann auch verwendet werden, um die Menge der laufenden Arbeiten zu verringern. Dabei geht es um Produktarbeiten, die bereits begonnen haben, aber noch nicht abgeschlossen sind. So kann Kanban die Zeit verringern, die es dauert, um durch den Workflow zu gelangen. Wenn man eine kleinere Anzahl von laufenden Arbeiten hat, bei denen Kanban-Signale Produktionserhöhungen auslösen, sorgt das dafür, dass jeder Schritt sich besser abhebt und genügend Aufmerksamkeit erhält. So werden Verzögerungen durch Änderungen in den Prioritäten vermieden.

Konzentration auf den Durchlauf

Die Nutzung von Kanban zur Begrenzung der laufenden Arbeiten und zur Visualisierung der Arbeit hilft dabei, sich auf den konstanten Durchlauf von Arbeiten im System zu konzentrieren. Kanban ermöglicht das einfache Sammeln von Metriken, die man dazu nutzen kann, den Ablauf zu analysieren und Warnsignale für zukünftige Probleme frühzeitig zu erkennen.

Kontinuierliche Verbesserung

Die Nutzung von Kanban ist die Grundlage für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Das Visualisieren und Messen des Ablaufs, der Qualität der Arbeitsergebnisse, des Durchlaufs und der Vorlaufzeiten mit Kanban hilft Teams und Einzelpersonen dabei, ihre Effektivität zu messen und zu steigern.

Was sind Beispiele für häufige Nutzungen von Kanban?

Die meisten Menschen haben Kanban in der Praxis schon gesehen, ohne es als solches wahrzunehmen. Kanban-Methoden sind in vielen verschiedenen Branchen weit verbreitet.

Ein Beispiel aus dem Produktionssektor

Beinahe jede Produktionsorganisation verwendet Kanban in ihrem Produktionsprozess. Die Automotive-Branche ist ein gutes Beispiel. In der Vergangenheit wurden Autos hergestellt und dann bis zum Verkauf in das Inventar genommen. Kanban-Techniken wurden dort sowohl zur Vermeidung unverkaufter Lagerbestände bei Händlern als auch zur Vermeidung von Flaschenhälsen im Produktionsprozess angewendet. So führte man mit „Just in time“ ein „Auf-Bestellung-System“ ein. Der erste Schritt im Kanban-Prozess findet statt, wenn ein Kunde einen Händler aufsucht und ein Fahrzeug bestellt. Der Händler schickt die Bestellung dann an das Werk. Diese Nachricht ist eigentlich ein Kanban-Signal für das Werk, das Fahrzeug nach den Kundenwünschen herzustellen. Kanban wird auch im Fertigungsprozess angewendet. Dazu ein Beispiel: Wenn eine Anzahl von Lenkrädern in einem Produktionslinien-Kanban-Container auf eine bestimmte Menge herabsinkt, wird ein Kanban-Signal an den Lieferanten gesendet, weitere Lenkräder zu liefern. Der Lieferant sendet dann gerade genug Lenkräder, um den Kanban-Container auf die vereinbarte Menge aufzufüllen. Die Größe des Kanban-Containers ist entscheidend für die Effizienz des Ende-zu-Ende-Prozesses.

Ein Beispiel aus dem Fast-Food-Bereich

Auch in Fast-Food-Restaurants wird Kanban verwendet. Techniken für Kanban-Signale und Kanban-Container werden dort erfolgreich eingesetzt, um sicherzustellen, dass es immer gerade genug frische Hamburger zum Verkaufen gibt. So wird das Auskühlen von Burgern verhindert, damit sie nicht weggeworfen werden müssen. Bei diesem Anwendungsfall von Kanban hat das Restaurant eine Reihe von Rutschen zwischen dem Servierpunkt und der Küche eingerichtet. Für jede Art von Burger ist eine eigene Rutsche vorhanden. Eine auf jeder Rutsche markierte Linie dient als Kanban-Signal. Wenn die Anzahl der Burger in einer Rutsche unter die Linie fällt, dient das als Signal für die Küche, eine vorher festgelegte Anzahl an frischen Hamburgern zuzubereiten. Die Batch-Anzahl, oder Kanban-Containergröße, ist für jeden Burger anders und hängt von der üblicherweise in einer bestimmten Zeit verkauften Menge ab. In manchen Restaurants ändert sich sowohl die Kanban-Containergröße als auch die Füllmenge der Container (ab dem Kanban ausgelöst wird), je nach dem Wochentag und der Tageszeit, um so den sich ändernden Hamburgerverkäufen Rechnung zu tragen. Bei weniger beliebten Burgern kann die Kanban-Größe einfach „1“ betragen. Wenn die Kanban-Containergröße und die Kanban-Auslösestufen sorgfältig bestimmt werden, kann man sicherstellen, dass die meisten Kunden einen frischen Burger bekommen und nicht warten müssen.

Die Geschichte von Kanban

Ende der 1940er Jahre wollte Toyota einen glatten Fluss in der Fahrzeugproduktion bei gleichzeitig minimaler Lagerhaltung fertiger Fahrzeuge erreichen. Taiichi Ohno, ein Industriemechaniker bei Toyota, erfand Kanban zur Lösung dieses Problems. Seine Inspiration für Kanban hatte er aus einem Supermarkt, in dem die Angestellten nur so viele Artikel vom Lieferanten anforderten, wie notwendig waren, um das aufzufüllen, was die Kunden gekauft hatten. Ohno entwickelte eine wirkliche Karte, die er „Kanban“ nannte. Diese löste die vorhergehende Stufe im Produktionsprozess aus, um das Lager aufzufüllen. Die hochgradig visuelle Natur des Kanban-Systems ermöglichte es den Teams, einfacher zu kommunizieren, welche Arbeit wann benötigt wurde. So konnte man Verschwendung vermeiden und den Wert maximieren. Später wurden neue Anwendungen der Kanban-Methode außerhalb des Produktionssektors entwickelt. Dazu gehörte auch die 2007 durchgeführte Erweiterung des Wissens zu Kanban. Dies führte dazu, dass die verschiedenen Kanban-Techniken weltweit in einer breiten Palette von Sektoren von Disziplinen angenommen wurden.

Was sind die Kanban-Prinzipien?

In der ursprünglichen Version entwickelte Toyota Regeln für die Nutzung von Kanban. Diese kann man in fünf Grundsätzen zusammenfassen:

Es müssen visuelle Signale verwendet werden.
Frühere Schritte in einem Workflow oder Prozess dürfen ihre Ergebnisse nicht an spätere Schritte weitergeben, bis ein Kanban-Signal für ihre Weitergabe übermittelt wird.
Es darf nichts produziert werden, bis es nicht eine Kanban-Nachfrage von einer höheren Stelle in der Produktionskette gibt.
Störungen müssen so nah wie möglich an der Störungsquelle behoben werden.
Es dürfen keine plötzlichen oder großen Änderungen an den Plänen vorgenommen werden.

Welche Vorteile bietet Kanban?

Die Verwendung von Kanban bringt erhebliche Vorteile bei Workflows und Prozessen zum Produzieren von Ergebnissen. Ein effektiver Einsatz von Kanban für Workflows und Prozessmanagement kann:

Ausschuss verringern
schneller Lösungen für Probleme erbringen
die Kommunikation zwischen Teams verbessern
das Erzielen von mehr Ergebnissen erleichtern
die Produktqualität erhöhen
die Effizienz von Prozessen verbessern
helfen, Flaschenhälse aufzuspüren, die die Produktion verlangsamen
eine engere Zusammenarbeit der Teams fördern
den Stress aller am Workflow Beteiligten senken

Die gemeinsam genutzte Visualisierung eines Prozesses anhand von Kanban-Boards verbessert die Kooperation zwischen den Teams, denn sie sehen aktiv, wie sich die Arbeit durch das System hin zum Endergebnis bewegt. Sie können auch leicht Aufgaben aufspüren, die nicht wie geplant erledigt werden und zusammen an der Lösung des Problems arbeiten. Kanban-Boards bieten einen leicht verständlichen Überblick über die Arbeitsbelastung und darüber, wie die Arbeit vorangeht. Die Kanban-Boards können zudem Managern helfen, die Auswirkungen ungeplanter Arbeiten auf ihre Teams zu verstehen, so dass sie realistische Prioritäten setzen und die Erwartungen der oberen Managementebene anpassen können.

Was sind Kanban-Boards?

Ein Kanban-Board (auch „Kanban-Tafel“ genannt) ist ein Hilfsmittel in Kanban-Systemen. Eine solche Tafel ist eine visuelle Darstellung, wie die Arbeit in einem Workflow sich der Vervollständigung nähert. Teams nutzen Kanban-Tafeln, um gemeinsam den Workflow zu managen und eine visuelle Übersicht zu Aufgaben und ihren jeweiligen Status zu gewinnen. Einzelpersonen können Kanban-Boards aber ebenfalls nutzen. Eine Kanban-Tafel hat eine Anzahl an Spalten, von denen jede eine Phase im Gesamt-Workflow oder -Prozess darstellt. Auf einer einfachen Kanban-Tafel können diese Phasen „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Vollständig“ sein. Es ist immer eine gute Idee, Kanban-Tafeln so einfach wie möglich zu halten, da komplexe Tafeln schwerer zu verstehen sind. Kanban-Tafeln haben folgende Merkmale:

Sichtbarkeit der Arbeit

Jede einzelne Arbeitsaufgabe wird durch eine Karte dargestellt, die mit dem Namen der Aufgabe beschriftet ist. Die Karte wird von links nach rechts auf der Kanban-Tafel bewegt, jeweils im Einklang mit dem Fortschritt der Aufgabe durch die Phasen. Wenn das Kanban-Board eine physische Tafel ist, ist es üblich, einen Klebezettel für jede Aufgabe zu verwenden. Das Bewegen des Zettels auf der Kanban-Tafel ist das visuelle Signal für den Fortschritt. Es können Zettel in verschiedenen Farben gewählt werden, um zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben zu unterscheiden. Dasselbe kann man auch mit verschiedenen Zeilen auf der Kanban-Tafel erreichen. Durch die Verwendung dieser visuellen Signale erreicht man eine einfache und verständliche Kommunikation.

Begrenzung der laufenden Arbeiten

Viele Kanban-Tafeln haben eine festgelegte Begrenzung, wie viele Karten in einer Spalte sein dürfen. So werden die laufenden Arbeiten begrenzt. Bevor eine weitere Karte in die Spalte bewegt werden kann, muss das Team zusammenarbeiten und eine der bereits dort befindlichen Karten in die nächste Spalte verschieben. Die Verwendung einer Kanban-Tafel auf diese Weise kann dazu beitragen, den Arbeitsfluss zu verbessern, da Aufgaben bearbeitet und abgeschlossen werden, um Platz für andere Aufgaben zu schaffen. Eine Kanban-Tafel hilft auch beim Aufspüren von Flaschenhälsen, die sich dort finden, wo eine Schlange von Aufgaben darauf wartet, in die nächste Spalte bewegt zu werden. Wenn diese Grenze oft erreicht wird, ist das ein Zeichen für ein zu hohes Arbeitspensum. Keine Lösung in diesen Fällen ist es, einfach eine zusätzliche Kanban-Tafel zu erstellen.

Verpflichtungspunkt

Sobald eine Aufgabe auf der Kanban-Tafel ist, muss sie so schnell wie möglich durch den Workflow bewegt werden. Wenn die laufenden Arbeiten begrenzt sind, gibt es vermutlich einen Rückstau an Aufgaben, die darauf warten, auf die Kanban-Tafel zu gelangen. Der Verpflichtungspunkt entsteht, wenn das Team sich dazu entschließt, die Arbeit abzuschließen, indem es die Aufgabe auf das Kanban-Board bringt.

Abschlusspunkt

An dieser Stelle ist die Arbeit zur Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen und die Aufgabe kann von der Kanban-Tafel entfernt werden.

Digitale Kanban-Boards

Wo immer möglich, sollten Sie physische Kanban-Tafeln verwenden, denn das manuelle Aktualisieren von Kanban-Tafeln ist die beste Methode für die Zusammenarbeit von Einzelpersonen. Wenn das Vorhalten einer physischen Tafel nicht möglich ist (zum Beispiel bei der Zusammenarbeit von örtlich entfernten Personen oder Teams), können Sie auch ein digitales Kanban-Board verwenden. Diese digitalen Kanban-Boards lassen sich leicht teilen und aktualisieren, auch über Zeitzonen und Orte hinweg. So können viele der Vorteile von Kanban genutzt werden. Es gibt auch Tools, die mehrere verbundene Kanban-Tafeln unterstützen, mit Tracking, Audit-Trails und automatischen Benachrichtigungen zu Änderungen auf dem Kanban-Board.

Wie Kanban die Teamleistung steigern kann

Das Aktualisieren des jeweiligen Status der Aufgaben auf der Kanban-Tafel wird am besten als Teamaktivität durchgeführt und nicht nur von einzelnen Personen. So können die Teammitglieder sich kennenlernen und offen Fortschritte oder Hindernisse auf der Kanban-Tafel teilen. Zugleich fördert die Kanban-Tafel die kollektive Verantwortung dafür, die Aufgaben durch den Workflow bis zur Vervollständigung zu bewegen. Steckengebliebene Aufgaben sind für alle sichtbar, daher ist niemand versucht, Probleme für sich zu behalten. Eine effektive Implementierung von Kanban fördert eine Unterstützungskultur, in der sich die Personen gegenseitig helfen, um Probleme zu lösen. Alle diese durch die Nutzung von Kanban erreichten Verbesserungen des Verhaltens und der Kultur führen zu einer Steigerung der Leistung von Teams und Einzelpersonen.

Scrum oder Kanban?

Viele Softwareentwicklungsteams nutzen sowohl Scrum- als auch Kanban-Methoden. Der Scrum-Ansatz setzt auf Sprinttechniken in standardisierten Zeitintervallen. Jeder Sprint beinhaltet die Lieferung einer Anzahl von verschiedenen Arbeitsstücken. Der Sprint hat ein festes Start- und Enddatum. Jede nicht vervollständigte Arbeit wird in den Product Backlog (Produkt-Rückstand) aufgenommen. Das Enddatum wird nicht verschoben, um das Produkt fertigzustellen.

Im Kontrast dazu steht der Kanban-Ansatz in der Softwareentwicklung. Dort gibt es kein Konzept mit Standard-Zeitintervallen von Entwicklungszyklen oder festen Enddaten. Nach dem Kanban-Prinzip wird jedes Arbeitsstück weitergeführt, bis es vollständig und geliefert ist.

Softwareentwicklungsteams, die Scrum verwenden, nutzen oft eine Art von Kanban-Board, um eine visuelle Illustration des Inhaltes des Sprints und seines Status zu haben. Das Kanban-Board wird dann mit den neuen Arbeiten gefüllt, auf deren Erledigung im Rahmen des nächsten Sprints man sich geeinigt hat. Ein im Rahmen von Scrum verwendetes Kanban-Board enthält zusätzlich feste Daten für die Vervollständigung, wohingegen eine „klassische“ Kanban-Tafel keine Daten für die Spalten vorgibt.

Viele Teams in der Softwareentwicklung verwenden heutzutage eine Kombination von Scrum und Kanban. Scrum nutzen sie für geplante Arbeiten, die neue Funktionen und nicht-dringliche Fixes einführen sollen. Kanban wird verwendet, um dringliche Lösungen zu entwickeln, die vor dem geplanten Enddatum des Sprints geliefert werden müssen.

Die Verwendung von Kanban in ITSM

Kanban-Methoden können für viele Aspekte von ITSM angewendet werden, um die Effizienz und die Effektivität von ITSM-Prozessen zu verbessern. Kanban kann bei der Visualisierung von ITSM-Prozessen helfen und aufzeigen, wie Arbeit durch sie hindurchfließt. Eine solche Übersicht kann dazu beitragen, dass Ende-zu-Ende-Prozesse durchgängig angewendet werden, sowohl in einzelnen Teams als auch zwischen mehreren Teams. Kanban kann zudem Barrieren beseitigen, wenn Prozesse Teamgrenzen überschreiten müssen. Zudem erleichtert Kanban die kontinuierliche Verbesserung, denn es zeigt Schwachpunkte auf (wie Schlangen und Flaschenhälse), die durch eine Optimierung des Prozessablaufes beseitigt werden können. Hier einige Beispiele, wie die verschiedenen Arten von Kanban in ITSM angewendet werden können:

Change-Management

Kanban-Tafeln werden oft in Prozessen im Change-Management verwendet, um den Status von Änderungen zu visualisieren. Jede Änderung wird auf der Kanban-Tafel als eigene Aufgabe dargestellt. Typische Spalten für den Aufgabenstatus sind: „Erhalten“, „In der Prüfung“, „Warten auf Genehmigung“, „Genehmigt“ und „Implementiert“. Man kann auch getrennte Bereiche auf der Kanban-Tafel für „Abgelehnt“ und „Weitere Informationen erforderlich“ anlegen. Die Aufgaben werden durch die Spalten auf der Kanban-Tafel bewegt. Das Aktualisieren erfolgt im Rahmen von normalen Stand-up-Meetings, bei denen sich alle am Change-Workflows Beteiligten treffen. In diesen Meetings werden zudem Informationen ausgetauscht, der Fortschritt beurteilt und mögliche kollektive Zustimmungen erzielt.

Release-Management

Für diesen Prozess werden Kanban-Tafeln verwendet, um den Fortschritt von Releases durch ihren Lebenszyklus darzustellen. Oft werden dabei mehrere Kanban-Tafeln eingesetzt. Die Kanban-Tafel der höchsten Ordnung zeigt den Status aller Releases an, zum Beispiel „Aufbau“, „Testen“, „Im Deployment“ und „Vollständig“, jeweils mit einer getrennten Aufgabe für jeden Release. ITSM ist normalerweise der Owner der Kanban-Tafel der höchsten Ordnung. Es kann auch Kanban-Tafeln niedrigerer Ordnungen geben oder eine pro Release, die den Status der Komponentenaufgaben für diesen Release anzeigt. Der Release Manager für diesen Release ist dann der Owner aller Kanban-Tafel. Einzelne Delivery-Artikel, wie etwa Applikationen, Infrastruktur und Netzwerke können ihre eigenen Kanban-Tafeln haben, die detailliert die notwendigen Aufgaben zur Erfüllung der ihnen übertragenen Release-Aktivitäten aufführen. Komplexe Releases, an denen mehrere Teams arbeiten, profitieren am meisten von einem solchen hierarchischen Aufbau von Kanban-Tafeln. Wenn dieser Ansatz gewählt wird, ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass alle Kanban-Tafel synchron bleiben. Vertreter jedes Teams stellen die Synchronisierung sicher, indem sie an einem Meeting teilnehmen, auf dem die Kanban-Tafel für die nächsthöhere Stufe des Release aktualisiert wird. Dieser Ansatz vermeidet es, einen einzigen, komplexen Release-Plan vorhalten zu müssen. Zugleich ermöglicht dieses Vorgehen es individuellen Teams, ihre Workloads zu verwalten und zu priorisieren, während die Kanban-Tafel zugleich die notwendigen Statusberichte für alle Stakeholder bereithält.

Incident-Management

Wenn eine Organisation regelmäßig nur eine kleine Anzahl von Incidents hat, kann sie eine Kanban-Tafel nutzen, um diese Incidents zu verwalten. Das dazu verwendete Kanban-Board sollte Spalten für „Rückstand“, „In Bearbeitung“, „Gefixt, warten auf Nutzerannahme“ und „Vollständig gelöst“ enthalten. Eine Aufgabe wird für jeden erhaltenen Incident angelegt und dann in der Spalte „Warten auf Zuteilung“ auf dem Kanban-Board platziert. Wenn sich ihr Status ändert, wird die Aufgabe dann durch die Spalten bewegt. Die Nutzung der Kanban-Tafel auf diese Art zeigt an, ob sich eine Schlange von Incidents erhöht. Wenn die Aufgaben zudem je nach Auswirkung und Dringlichkeit farbig gestaltet werden, kann das Kanban-Board auch bei der Priorisierung der Incidents helfen.

Management von großen Incidents

Das Untersuchen und Lösen von großen Incidents erfordert oft ein gleichzeitiges Tätigwerden mehrerer Personen und eine große Anzahl verschiedener Aufgaben. Kanban-Tafeln können sehr effektiv genutzt werden, um die Lösungszeit für große Incidents zu beschleunigen, indem auf den Tafeln der Fortschritt visualisiert und geteilt wird. Die involvierten Teams können sich um die Kanban-Tafel versammeln und besprechen, wie man die Probleme am besten löst. Beim Management von großen Incidents wird auf der Kanban-Tafel ein Zettel für jede Aufgabe erstellt, einschließlich aller notwendigen Untersuchungen. Die Aufgaben können farbig gestaltet werden, um die Aufgaben verschiedener Teams zu unterscheiden. Die Nutzung einer Kanban-Tafel zur Verwaltung großer Incidents erleichtert die Kommunikation zwischen den Teams und kann dazu beitragen, dass Aufgaben nicht vergessen werden, wenn der Druck zur Lösung des großen Incidents zunimmt.

Problemmanagement

Bei dieser Kanban-Anwendung hat jedes Problem seine eigene Aufgabe auf der Kanban-Tafel. Diese kann mit der Kanban-Tafel für das Incident-Management verbunden werden, so dass eine Problem-Aufgabe für jeden Incident erstellt wird, bei dem die Grundursache unbekannt ist. Problem-Aufgaben werden mit jeder Statusänderung auf dem Kanban-Board bewegt, etwa von „In Untersuchung“ zu „Grundursache erkannt“. Die Nutzung von Kanban-Tafeln für das Problem-Management zeigt oft, dass es mehr Probleme zu beheben gibt, als Kapazitäten dafür vorhanden sind. Das kann die Nutzung von Kanban-Tafeln für das Problem Management ausschließen.

Management des Arbeitszuflusses in Testphasen

In vielen Organisationen hat die Testphase im Lebenszyklus eines Release einen festgesetzten Umfang, der oft den Fluss von Releases in das Deployment begrenzt. Kanban-Techniken können verwendet werden, um diese fehlenden Kapazitäten zu markieren und den Fluss in die Testphase zu managen. Allgemein werden Kanban-Signale auch genutzt, um den Zufluss von Arbeit in „Flaschenhälse“, etwa begrenzte Test-Ressourcen, zu kontrollieren. In Anwendung des Kanban-Grundsatzes, dass nichts ohne ein Kanban-Signal geschehen darf, sollten die Entwickler den Release nicht in die Testphase verschieben dürfen, bis sie nicht ein Kanban-Signal vom Testteam erhalten haben. Eine Release-basierte Kanban-Tafel kann verwendet werden, um diese Signale zu senden, indem dort eine Spalte für „Testen“ mit einem festen Umfang eingerichtet wird. Im Rahmen des Meetings zum Aktualisieren dieser Kanban-Tafel kann das Testteam eine Aufgabe, die es erledigt hat, in die nächste Phase verschieben. Das Team kann dann mit den anwesenden Entwicklern im Meeting besprechen, welche Aufgabe als Nächstes in die Testphase bewegt werden soll. Dieser Ansatz fördert die Zusammenarbeit der beteiligten Teams.

Die Nutzung von Kanban in anderen IT-Bereichen

Kanban kann im IT-Bereich auch außerhalb von ITSM verwendet werden. Kanban-Tafeln eignen sich zur Kontrolle jedes IT-Projektes, etwa dem Aufbau neuer Server oder das Projektmanagement (wie im nächsten Abschnitt beschrieben). Sie können Kanban-Tafeln auch in den IT-Operationen einsetzen, um das Management der angesetzten Aktivitäten (etwa die Ausführung von Routine-Stapelverarbeitungsaufgaben oder das Housekeeping) zu kontrollieren. Für jede Aktivität wird eine Aufgabe erstellt und diese auf der Kanban-Tafel bewegt, wenn sich der Status ändert. Die IT-Operations können auch von einer hochrangigen Kanban-Tafel profitieren und alle ihre Aktivitäten an einer Stelle visualisieren. Bei diesem Einsatz wird jede Aufgabe, die die IT durchführt, einschließlich einer zusammenfassenden Aufgabe für jedes Projekt, auf derselben Kanban-Tafel aufgebracht. Dies hilft dabei, das IT-Operations-Team zu informieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Zugleich macht die Kanban-Tafel auch Probleme sichtbar, zum Beispiel Überlastungen und überfällige Aufgaben.

Nutzung von Kanban außerhalb der IT

Natürlich können Sie Kanban-Techniken auch in vielen Bereichen außerhalb der IT, des ITSM und der Herstellung einsetzen. Hier einige Beispiele:

Projektmanagement

Kanban-Tafeln können auch dazu verwendet werden, allen an einem Projekt Beteiligten einen visuellen Überblick über den Status jeder Projektaufgabe zu verschaffen und zugleich den weiteren Status des Gesamtprojektes darzustellen. Wo dies möglich ist, ist es am besten, wenn Sie dazu eine physische Tafel verwenden. Die Kanban-Tafel sollte in Spalten für jede Phase des Projektes unterteilt werden, etwa „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Vollständig“. Es kann auch nützlich sein, einen getrennten Bereich zu erstellen, in dem Aufgaben mit zu lösenden Problemen, etwa überfällige Aufgaben oder Aufgaben, die dringende Aufmerksamkeit erfordern, eingefügt werden. Wenn Sie die visuelle Kanban-Technik mit farbigen Notizzetteln für verschiedene Aufgaben nutzen, kann das zum Verständnis des Gesamtbildes beitragen. Zudem sollten Sie die physische Kanban-Tafel täglich aktualisieren und dabei Schlüsselpersonen von jedem Projektarbeitszufluss einbinden, um so die Bildung von effektiven, funktionsübergreifenden Teams zu fördern. Im Ergebnis kann Kanban bei Projekten hilfreich sein, um Hemmnisse zwischen verschiedenen Parteien abzubauen.

Event-Management

Kanban-Tafeln können auch genutzt werden, um Events zu planen. Im Grunde sind Events auch Projekte, daher kann man für ihre Planung dieselben visuellen Kanban-Techniken verwenden. Da Kanban-Tafeln einfach und günstig zu erstellen sind, können sie für alle Größen von Routineprojekten verwendet werden, etwa die Organisation eines Meetings oder eines großen Events, zum Beispiel einer Delegiertenkonferenz. Um ein Meeting zu organisieren, wird für jeden Teilnehmer und den Raum eine Aufgabe erstellt. Für ein großes Event kann man Aufgaben höherer Ebenen einrichten, etwa das Versenden von Einladungen oder das Organisieren des Caterings.

So fangen Sie mit Kanban in ITSM an

Die Einführung von Kanban-Tafeln ist ein guter Ausgangspunkt, um mit Kanban in ITSM zu beginnen. Kanban-Tafeln sind einfach und kostengünstig zu erstellen. Viele Organisationen beginnen Kanban mit einer abgewischten Tafel und Stiften. Das Release-Management ist ein guter Prozess zum Einführen von Kanban-Tafeln, denn Ihre Organisation verfügt vermutlich bereits über Release-Pläne. Erstellen Sie hochrangige Kanban-Tafeln (die den derzeitigen Status aller Releases zeigen) und einen Klebezettel für eine Aufgabe für jeden Release. Richten Sie ein wöchentliches oder häufiger stattfindendes Meeting vor der Kanban-Tafel ein, an dem die Schlüsselpersonen, die jeweils für einen der Releases verantwortlich sind, teilnehmen. Der Process Owner für das Release-Management im ITSM sollte das Kanban-Treffen unterstützen und jeden Vertreter bitten, den Status seines Release kurz zusammenzufassen. Bei Bedarf kann dann die Aufgabe in den nächsten passenden Status bewegt werden. Jede Aufgabe auf der Kanban-Tafel sollte gerade genug Informationen enthalten. Wenn ein großer Release mit einem komplexen Plan durchgeführt wird, erstellen Sie eine Kanban-Tafel für diesen Release und regen Sie die beteiligten Teams und Einzelpersonen an, die Kanban-Tafel mit Aufgaben aus ihren Projekten zu füllen. Das Geheimnis einer erfolgreichen Einführung und Verwendung von Kanban besteht darin, klein anzufangen und die Nutzung dann mit zunehmender Erfahrung und Zutrauen auszubauen.

Verbessern Sie Ihr Workflow-Management mit Kanban-Visualisierung