Mobile und flexible Arbeitsweisen haben unfassbare Vorteile für Unternehmen in aller Welt mit sich gebracht. Durch den anhaltenden Umstieg auf die Cloud ändert sich die Art und Weise, auf die Unternehmen und Personen arbeiten, rasch – ebenso wie die Erwartungen der Nutzer. Die Geschwindigkeit der technologisch bedingten Änderungen zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung. Organisationen benötigen daher ein robustes Änderungsmanagement, um in dem sich ständig ändernden Geschäftsumfeld bestehen zu können

Änderungsmanagement ist eine Methode, um sicherzustellen, dass bestehende IT-Operationen systematisch und nahtlos optimiert werden.

Was ist Änderungsmanagement?

Änderungsmanagement ist ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass alle erforderlichen Änderungen – seien es einfache Prozessänderungen oder große strategische Änderungen – nahtlos ausgeführt werden, sodass die langfristigen Vorteile der jeweiligen Änderungen genutzt werden können.

Die verschiedenen Ebenen des Änderungsmanagements

Change Management ist ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass alle erforderlichen Änderungen – seien es einfache Prozessänderungen oder große strategische Änderungen – nahtlos ausgeführt werden, sodass die langfristigen Vorteile der jeweiligen Änderungen genutzt werden können.

Individuelles Änderungsmanagement

Im Zentrum jeder Maßnahme des Änderungsmanagements stehen Menschen. Individuelles Änderungsmanagement erfordert ein Verständnis dessen, was Menschen eine Änderung ermöglicht und wie sie die Änderung erleben.

Organisationsweites Änderungsmanagement

Oft ist es nicht realistisch, zu erwarten, dass ein Projektteam Änderungen auf individueller Basis umsetzt. Organisationsweites Änderungsmanagement unterstützt Projekte, indem es angepasste Pläne, Trainings, Schritte und Maßnahmen anbietet, die viele Einzelpersonen eines Projektes abdecken.
Während das Projektmanagement sich mit dem Design, der Entwicklung und der Lieferung von Projektlösungen befasst, stellt das organisationsweite Änderungsmanagement sicher, dass die Projektlösungen effektiv angenommen werden.

Änderungsmanagement in großen Organisationen

Wenn das Änderungsmanagement zu einem unverzichtbaren Teil der Strukturen, der Führung, der Rollen, Prozesse und Projekte wird, entwickelt es sich zu einem Änderungsmanagement für große Unternehmen. Es ermöglicht Organisationen dann die schnelle Annahme neuer Technologien und ein schnelleres Reagieren auf Marktänderungen mit nur minimaler Beeinträchtigung der Produktivität.

Warum ist das Änderungsmanagement wichtig?

Der Änderungsmanagementprozess ist im Grunde ein Kreislauf. Die allgemeinen vier Phasen des Änderungsmanagementprozesses sind:

Beliebte Änderungsmanagementmodelle

Um einen Änderungsmanagementplan durchzuführen, müssen Sie ein passendes Änderungsmanagementmodell wählen. Einige der häufig genutzten Modelle sind:

  • Applikationsmanagement
  • Verfügbarkeit und Leistung
  • Konfigurationsmanagement
  • Datenbankmanagementsysteme (DBMSs)
  • Event-, Fehler- und Protokollmanagement
  • IT-Assetmanagement (ITAM)
  • IT-Service/Helpdesk
  • Arbeitsplanung
  • Netzwerkmanagement
  • Ausgabemanagement, einschließlich des Managements von Druckern und anderen Hardware-Peripheriegeräten
ADKAR-Modell

Dieses Modell konzentriert sich auf das richtige Umfeld für die von der Änderung betroffenen Personen, um sie bei der Annahme neuer Arbeitsmethoden zu unterstützen. Das Modell hat fünf aufeinanderfolgende Schritte:

8-Stufen-Modell von Kotter für das Führen von Änderungen

Acht Schritte für eine erfolgreiche Transformation einer Organisation:

McKinsey-7-S-Modell

Sieben Aspekte für eine erfolgreiche Transformation in der Organisation:

Transitionsmodell von Bridges

Drei Phasen einer organisatorischen Transformation:

Es besteht kein Zweifel, dass Menschen die persönliche Interaktion bevorzugen und vielleicht keine Digitalisierung von allem wünschen. Trotzdem spielt die digitale Transformation eine erhebliche Rolle in nicht digitalen Interaktionen, etwa zum Erweitern der Möglichkeiten der mit Kunden arbeitenden Agenten. Die digitale Transformationsreise macht es notwendig, dass Organisationen ein agiles Änderungsmanagement einführen, um schnell zu sein und sich rasch an Änderungen anpassen zu können.

Was ist Agile-Änderungsmanagement?

In den letzten Jahren wurde Agile für mehr als nur die Softwareentwicklung genutzt. So findet Agile heute auch Anwendung im Projektmanagement, dem Produktmanagement, der Entscheidungsfindung und nun auch dem Änderungsmanagement. Die schrittweise Natur von Agile-Lieferungen erfordert flexiblere Taktiken, um Änderungen auf der organisatorischen Ebene zu managen. Agile wird häufig missverstanden und mancher Beobachter nimmt an, dass es weniger Kontrolle über die Lieferung ermöglicht. In Wahrheit gilt aber das genaue Gegenteil: Agile bietet mehr Transparenz und Sichtbarkeit des Projektfortschritts und eine höhere kreuzfunktionale Zusammenarbeit als herkömmliche Ansätze. Agile-Änderungsmanagement bietet Anwendern einen flexiblen und schrittweisen Ansatz, um nachhaltige Änderungen zu erreichen.

Mehr und mehr Unternehmen nutzen heute agile Methoden und Prinzipien für ihre Abläufe. Trotzdem sind die meisten Praktiken im Änderungsmanagement, anders als Agile, aus linearen Arbeitsweisen entstanden.

Lineare Abläufe funktionieren gut in herkömmlichen Organisationen, die nach Reihenfolgen arbeiten, etwa Verstehen des Zwecks der Änderung, Auflisten der Schlüssel-Stakeholder, Entwicklung der Kommunikationspläne und so weiter. Das agile Änderungsmanagement unterscheidet sich davon stark. In einem agilen Umfeld ist ein Unternehmen kaum über den ersten oder zweiten Schritt des Änderungsmanagements hinaus, da ist auch schon der erste Agile-Sprint vorbei. Die Änderung wird dann in die Produktion übernommen, um die Ergebnisse des Produktes mit minimaler Arbeit zu begutachten. In solchen Umgebungen ist das klassische Änderungsmanagement für den Funktionstakt des Unternehmens entweder zu langsam oder zu kompliziert. Hier kommt das Agile-Änderungsmanagement ins Spiel. Es bietet einen geeigneten Ansatz in Echtzeit, der gut zu einem agilen Geschäftsansatz passt. Agile-Änderungsmanagement ermöglicht einen Ansatz der Zusammenarbeit bei Änderungen. So können die Änderungspraktiker die Änderungsprioritäten anpassen und sich schnell auf Bereiche konzentrieren, die am meisten betroffen sind.

 

Änderungsmanagement in einer agilen Organisation

Herkömmliche Änderungsmanagement-Rahmenwerke sind langlebig und arbeiten mit großen Änderungspaketen. Wenn Organisationen sich erfolgreich Agile zuwenden, benötigen sie Agile-Änderungsmanagementmodelle, die sie genauso agil machen wie die neu eingeführten Agile-Rahmenwerke. So können Organisationen erfolgreich den ständigen Strom von wertvollen Änderungen bewältigen, die sie in Ihr Geschäftsumfeld einführen.

Echtzeit-Implementierung von Änderungen in Organisationen

Nach den Agile-Prinzipien ist es besonders wichtig, dass Dinge in Echtzeit erledigt werden: schnell und persönlich. Änderungsführer müssen Änderungsprozesse und das Agile-Änderungsmanagement so betreiben, dass beides sofort ausgeführt wird. Dagegen setzen die Personen, die in die Sprints eingebunden sind, das Änderungsmanagement bei der Arbeit um, sodass es zu einem Teil der Arbeit selbst wird.

Annahme einer „Fit for purpose“-Einstellung

„Fit for purpose“ („Erfüllt den Zweck“) gehört zum Kern von Agile und stellt sicher, das die Lösung nicht durch ineffiziente Funktionen oder Funktionalitäten unnötig aufgeblasen wird. Das Agile-Änderungsmanagement ist die Anwendung des Zweckerfüllungs-Konzeptes auf das Änderungsmanagement, sodass das ständige Durchsehen von Umfragen, Analysen, Tabellen und Projektpläne nicht mehr notwendig ist.
Dazu ein Beispiel: Wenn nicht genügend Zeit zur Verfügung steht, um einen vollständigen Kommunikationsplan zu erstellen, hilft das agile Änderungsmanagement dabei, zu bestimmen, welche Nachrichten mindestens an die wichtigsten erkannten Stakeholder verschickt werden müssen, bevor die Lösung ausgerollt wird.
 

Anpassen vorherrschender Plattformen

Weil Agile-Arbeit nebenbei erledigt wird, ist es nicht sehr wahrscheinlich, vorherzusehen, wie sich die Dinge entwickeln werden oder zu entscheiden, was für die Vervollständigung notwendig ist. Agile-Änderungsmanagementteams versuchen, das Bewusstsein von vorherrschenden Strukturen und Plattformen für agile Lösungen zu nutzen.
So können zum Beispiel die sozialen Medien als Plattform genutzt werden, damit Menschen sich treffen und öffentlich oder privat Informationen austauschen können. Unabhängig von ihrer Art, um eine Nachricht zu einem Änderungsprozess schnell verbreiten zu können, geht es beim Agile-Änderungsmanagement darum, die vorhandenen Plattformen für die möglichst verzögerungsfreie Kommunikation zu nutzen. Wenn den Mitarbeitern einer Organisation etwas Bestimmtes kommuniziert werden muss, geht es beim Agile-Änderungsmanagement auch um die sozialen und physischen Strukturen, die für die Nutzung in Agile angepasst werden können. Ein schnelles Zusammenrufen der Mitarbeiter in der Bürocafeteria/-lounge zum physischen Kommunizieren der Änderung ist ebenfalls agiles Änderungsmanagement. Auch wenn ungeheuer viele Möglichkeiten zur Kommunikation zur Verfügung stehen, etwa Videos oder Poster, kann das Ziel einer Übermittlung der Nachricht auch erfolgreich umgesetzt werden, indem einfach eine bereits vorhandene Plattform genutzt wird.

Das Managen von Änderungen in einer agilen Organisation erfordert einen eher fließenden Ansatz. Beim Agile-Änderungsmanagement geht es darum, die kommenden Ressourcen, Aussichten und/oder Hindernisse proaktiv zu durchdenken.

Hindernisse, die häufig auftreten, wenn Änderungsmanagement auf ein agiles Projekt angewendet wird

Änderungsmanagement ist eine andere Art von Projektmanagement. Es geht um die Implementierung und Ausführung vorhandener Funktionen in die Organisationsumgebung. Die Annahme des Agile-Änderungsmanagements, das Annehmen von Zweideutigkeit und unnachgiebiger Kundenzentrierung kann für Unternehmenskulturen, in denen ein Wasserfall-Liefermodell tief verwurzelt ist, eine Herausforderung sein.

Konflikte zwischen einem agilen Lieferansatz und dem Änderungsmanagement treten auf, weil Organisationen nicht erkennen, dass das Änderungsmanagement sich zu einem agilen Änderungsmanagement entwickeln muss. Liefer- und Implementierungsaktivitäten können nicht in Konflikt miteinander stehen, sondern müssen in einen Ausgleich gebracht werden, damit sie rhythmisch Muster ablaufen können. Die Vorteile einer agilen Lieferung können nur dann genutzt werden, wenn das herkömmliche Änderungsmanagement durch eine entsprechende Applikationskadenz zu einem agilen Änderungsmanagement wird. Hier eine Liste von fünf häufigen Hindernissen, denen sich Organisationen gegenübersehen, wenn sie Änderungsmanagement auf ein Agile-Projekt anwenden:

Das Agile-Änderungsmanagement durch Coaching und Mentoring umzusetzen, kann schwierig sein, denn neben den technischen Problemen gibt es auch die Einstellung der Personen, die bereits an das herkömmliche Änderungsmanagement gewöhnt sind. Wissensmanagement ist ein weiteres Problem agiler Vorgehensweisen. Bei plangestützten Methoden sind eine umfängliche Dokumentation und starre Berichte erforderlich, während beim agilen Änderungsmanagement ist das Wissen oft still und in den Köpfen der Stakeholder.

Das effiziente Managen eines Übergangs zu Agile und die tatsächliche Anwendung des Änderungsmanagements in Agile ist eines der Haupthindernisse in Organisationen beim Implementieren des Agile-Änderungsmanagements. Die wichtigsten Hindernisse beim Umsetzen des Agile-Änderungsmanagements sind oft Anzeichen ineffektiver Unterstützung und Annahme agiler Methoden.

10 SCHLÜSSELBEREICHE DES ÄNDERUNGSMANAGEMENT
SO SEHEN SIE IN EINEM AGILE-BERICHT AUS

Sponsoren

Sponsoren müssen eine Agile-Einstellung befürworten und annehmen. Die Teilhabe von Sponsoren muss klarer definiert und effizient sein.

Herangehen

Der Ansatz zum Änderungsmanagement muss den Agile-Prozessphasen entsprechen und die Maßnahmen auswählen, die den Wert erhöhen.

Ressourcen

Der Änderungsmanagementressourcen müssen sich im Agile-Entwicklungsaufwand unterscheiden. Sie müssen bereit für ein Funktionieren je nach Mitarbeiterauswirkungen einer bestimmten Prozessphase sein.

Integration des Änderungs- und Projektmanagements

Die Teams für das Änderungs- und Projektmanagement müssen früher zusammenkommen, besser kommunizieren und besser zusammenarbeiten

Einbindung der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter müssen starker eingebunden werden und die Agile-Kultur befürworten.

Kommunikationen

Kommunikationen erfordern Präzision und müssen häufiger erfolgen. Das muss sich am Agile-Prozess orientieren, ohne zu einer Überlastung zu führen.

Managereinbindung

Manager benötigen Ressourcen und Training zu Agile. Zudem müssen sie in persönlichen Gesprächen eingebunden werden.

Training

Das Training muss konzentriert, prägnant und häufig stattfinden, vorrangig nach dem Bedarf („Just in time“).

Widerstandsmanagement

Ein formaler Widerstandsmanagementplan mit erhöhter Kommunikation mit Betonung des Bedarfs sowohl für Agile als auch das Projekt

Verstärkung

Frühe und häufige Verstärkung, die zum schrittweisen Herangehen passt und für Ziele sowie den Fortschritt in den Vordergrund stellt.
Was bedeutet das?

Agile wächst ständig weiter. Es bietet einen neuen Weg zum Bewältigen von Problemen, indem sie in schrittweise Segmente aufgespalten werden. Die Anwendung des Agile-Änderungsmanagements geht weit über Software- und IT-Projekte hinaus und umfasst auch nicht IT-bezogene Projekte. In einem Agile-Projekt kann das Änderungsmanagement die zur Erreichung wirklicher Ergebnisse notwendige Implementierung und Nutzung hochhalten. Die Geschwindigkeit und Art einer Agile-Anstrengung bedeutet aber auch, dass sich das Änderungsmanagement selbst ändern muss. Genauigkeit, Kompetenz, Schwerpunkt, schnelle Kompromisse, schnelles Angehen, Ausgewogenheit – alles muss vorhanden sein, damit das Änderungsmanagement bei einem Projekt mit schrittweiser Entwicklung effektiv sein kann. Agile-Änderungsmanagement ist eine Projektmanagementmethodik, der eine Vereinfachung der Änderungen zugrunde liegt und die, wie bei Projekten, diese in schrittweisen Zyklen ausführt. Im Kern basiert Agile-Änderungsmanagement auf der Annahme, dass sich die Umstände mit dem Fortschreiten eines Projektes ändern. Im agilen Änderungsmanagement verändern sich die Planung, das Design, die Entwicklung und die Testzyklen, während das Projekt immer weiter Form annimmt.

Wie bei anderen Projektmanagementdisziplinen auch geht es beim Agile-Änderungsmanagement darum, Geschäftsfunktionen zu erfüllen und das zeit- sowie kostengerechte Managen von Geschäftsfunktionen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Weitere ITSM-Quellen