O que é Gerenciamento de Ativos de TI?

De acordo com a Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI (IAITAM), o Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) é “um conjunto de práticas de negócios que incorpora os ativos de TI das unidades de negócio de uma organização. Ele reúne responsabilidades de gerenciamento financeiro, inventário, contratos e risco para gerenciar o ciclo de vida total desses ativos, inclusive a tomada de decisão tática e estratégica”. Os ativos incluem todos os elementos de software e hardware encontrados no ambiente do negócio.

O gerenciamento de ativos de TI  é realizado com o uso de metadados e registros eletrônicos para rastrear e categorizar os ativos da organização. Metadados são a descrição do ativo físico ou digital e quaisquer informações de apoio necessárias para tomar decisões informadas sobre o gerenciamento de ativos. A profundidade dos metadados pode variar de acordo com as necessidades da organização.

O gerenciamento de ativos de TI às vezes também é chamado de gerenciamento de inventário de TI porque ele normalmente envolve a coleta de informações detalhadas sobre o inventário de hardware e software que então são usadas para tomar decisões sobre compras e como os ativos são usados. Ter um inventário de ativos de TI correto ajuda as empresas a utilizar seus recursos de forma mais efetiva e evita as compras desnecessárias de ativos por possibilitar a reutilização dos recursos existentes. O gerenciamento de ativos de TI também permite que as organizações reduzam os custos do risco de inadvertidamente construir novos projetos de TI sobre uma infraestrutura desatualizada (ou desconhecida).

Vamos examinar com mais detalhes as seguintes áreas:

Por que o Gerenciamento de Ativos é importante para a TI?

Os departamentos de TI gerenciam uma grande proporção da pegada do total de ativos da empresa. Os ativos de TI são caros para adquirir e manter. Por isso, o gerenciamento de ativos é crucial para ajudar as equipes de TI a garantir o uso eficiente dos recursos corporativos para apoiar as necessidades dos usuários e funções do negócio.

A Gartner define o Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) como: “oferecer uma descrição precisa dos custos e riscos do ciclo de vida dos ativos de tecnologia para maximizar o valor para o negócio das decisões de aquisição, estratégia de tecnologia, arquitetura, financiamento e contratos”. Esta definição destaca que o papel do Gerenciamento de Ativos de TI não é apenas inventariar ativos, mas sim usar as informações capturadas para auxiliar na tomada de decisões. Cada vez mais os departamentos de TI se concentram na usabilidade e no valor informativo dos dados dos ativos de TI para impulsionar a criação de valor para o negócio e não só focar na quantidade e precisão dos dados.

Eis alguns dos principais objetivos do gerenciamento de ativos na TI:

Tipos de Gerenciamento de Ativos de TI

O Gerenciamento de Ativos é um termo amplo e pode significar muitas coisas diferentes. Eis alguns dos tipos mais comuns de gerenciamento de ativos que muitas vezes estão presentes nos departamentos de TI

Gerenciamento de Ativos de TI

É o conjunto abrangente de práticas empresariais que reúne as funções financeira, de contratos e inventário para apoiar o gerenciamento do ciclo de vida e a tomada de decisões estratégicas para o ambiente de TI. O ITAM é parte da função Gerenciamento de Serviços de TI de uma empresa.

Gerenciamento de Ativos Digitais

É uma parte das funções de gerenciamento de propriedade intelectual da empresa e uma forma de gerenciamento de conteúdo de mídia eletrônica focada no gerenciamento de ativos digitais como fotos, vídeos e dados digitais que a empresa produz ou licencia de terceiros.

Gerenciamento de Ativos de Software e Gerenciador de Licenças

Têm como objetivo o gerenciamento, controle e proteção efetivos dos ativos de software. Isto inclui aqueles ativos produzidos pela empresa e aqueles licenciados de terceiros para garantir que todo software utilizado na organização tenha sido devidamente pago e esteja em conformidade com os contratos de licenciamento.

O que é um exemplo de ativo de TI?

Com os ambientes de TI tornando-se mais complexos e diversificados conforme a tecnologia evolui e mais ofertas tornam-se disponíveis de fornecedores, oferecer uma definição clara do que é um ativo de TI pode ser difícil. Muitas empresas começar­am a se afastar das definições estritas e as definições de ativos de TI vão variar de empresa para empresa com base na natureza do negócio, o papel de tipos específicos de coisas dentro do ecossistema geral da TI e as necessidades de informações para apoiar a tomada de decisões.

Hardware de infraestrutura

Dispositivos de rede, data centers, servidores físicos, etc., que sua empresa comprou e opera.

Contratos de aluguel de instalações e infraestrutura

A infraestrutura fornecida por terceiros não é considerada um ativo da sua empresa. Os contratos para acessar e usar a infraestrutura de terceiros podem ser considerados ativos.

Software desenvolvido internamente

Coisas que a sua equipe de TI escreveu ou compilou internamente e que são propriedade da sua empresa.

Licenças de software

Algumas vezes chamado de software pronto para uso (COTS), é algo criado por outra pessoa do qual você comprou uma licença de uso por um período de tempo. Lembre-se que a licença é o ativo, não o software em si.

Dispositivos do usuário final de propriedade da empresa

Computadores desktop, monitores, impressoras, telefones e outros dispositivos para o usuário final são tradicionalmente considerados ativos de TI. Lembre-se de que dispositivos de propriedade/fornecidos pelo funcionário não são ativos da empresa. Isto é importante, pois dispositivos BYOD tornam-se cada vez mais aceitos.

Dados digitais de operações

Cada vez mais os dados são tratados como um ativo de TI que é avaliado, cotado, gerenciado e mantido durante todo o seu ciclo de vida. Dados operacionais são particularmente importantes para as empresas digitais.

O que é Ciclo de Vida de Ativos de TI?

Ativos são bens que têm uma vida útil finita. Para maximizar o valor gerado para a empresa, os processos de gerenciamento de ativos usam o conceito de ciclo de vida de ativo para estruturar atividades e apoiar a tomada de decisão. Conforme discutido acima, cada tipo de gerenciamento de ativos em uma organização pode ter sua própria definição de fases do ciclo de vida e quais são as informações importantes para eles, mas não importa se você está falando sobre edifícios, equipamentos ou software, o ciclo subjacente é o mesmo. O gerenciamento de ativos é o processo sistemático de desenvolver, operar, manter, atualizar e dar baixa de ativos de forma econômica.

No contexto do gerenciamento de ativos de TI, o ciclo de vida de ativos muitas vezes é estruturado da seguinte maneira:

Planejamento

A estratégia e as decisões sobre que ativos são necessários em uma empresa, como adquiri-los, como serão usados e financiados. O planejamento muitas vezes inclui o TCO, Análise de Custo/Benefício de alternativas.

Aquisição

A aquisição de ativos através da construção, compra, aluguel e licenciamento.

Comissão

Introdução do ativo no ecossistema de TI. Isto inclui a instalação, integração com outros componentes, definição dos processos operacionais/de suporte e provisionamento de acesso do usuário.

Manutenção

Conforme o ativo é operado e usado, a manutenção, o reparo, as atualizações e revisões podem ser necessários para maximizar o valor para os usuários, estender a vida útil do ativo, atenuar riscos e reduzir os custos de suporte.

Baixa

Ao final da vida útil do ativo, deve ser dado baixa do ativo. A baixa do ativo muitas vezes inclui a transição de usuários para outros recursos, atualização dos registros de ativos, cancelamento de contratos de suporte, encerramento das renovações de licença e iniciar o planejamento da substituição dos ativos.

Todo o mundo lida com mudanças e tem uma perspectiva diferente sobre o que é o gerenciamento de mudanças. Ao entender os pontos em comum e as diferenças, você estará melhor preparado para selecionar a melhor estrutura de gerenciamento de mudanças e o software de gerenciamento de mudanças que atenda às necessidades da sua organização.

O que é uma Ferramenta de Gerenciamento de Ativos?

O gerenciamento de ativos é um conjunto de processos que faz um uso intenso de dados. A automação pode desempenhar um papel importante em uma organização, ajudando a capturar, catalogar, gerenciar, analisar e criar relatórios sobre os dados dos ativos. Nas organizações modernas, a tecnologia de gerenciamento de ativos é essencial para habilitar processos operacionais e a tomada de decisões para parques de ativos de grande escala. Eis uma amostra de alguns dos tipos comuns de funcionalidades que as empresas estão empregando para apoiar os processos de gerenciamento de ativos:

Descoberta/Inventário Automatizado

“Descobre” de forma inteligente componentes de hardware e software instalados no ecossistema de TI da empresa.

Gerenciamento de Licenças

Fornece um repositório para direitos de licença (que podem ser reconciliados com os dados fornecidos pelas ferramentas de inventário a fim de fornecer à organização uma visão de quais áreas o número de licenças é inferior ao necessário (sob o risco de uma auditoria de conformidade) ou há licenças em excesso (desperdiçando dinheiro em compras de software desnecessário). As ferramentas de gerenciamento de licença também rastreiam os termos de licença, algumas vezes chamados de EULAs, e as datas de vencimento.

Gerenciamento de Patches e Versões

Automatiza a implantação de patches de software para garantir que os computadores estejam atualizados e atendam aos padrões de segurança e eficiência aplicáveis.

Gerenciamento de Solicitações

Muitas vezes, parte de um sistema de aquisição ou provisionamento, permite que os funcionários solicitem software, dispositivos e outros ativos usando um formulário centralizado, desenvolvido para capturar e avaliar requisitos de licença específicos, assim como gerenciar e rastrear o processo de aquisição e implantação.

Catálogo de Serviço/Produto

Oferece uma lista principal de ativos e recursos aprovados para uso na organização. Isto pode incluir ofertas padrão e itens aprovados não padronizados. O catálogo captura informações específicas do produto tais como nome, edição, versão e tipos de contrato de licença, bem como outros dados importantes.

Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB)

Normalmente uma parte do sistema de Gerenciamento de Serviços de TI de uma organização, oferece um repositório centralizado para o registro de ativos de TI, sua configuração e relacionamentos com outros componentes.

Sistema de Ativo Fixo

Como parte do sistema de gerenciamento financeiro da organização, o repositório de ativo fixo é responsável pelo gerenciamento e relatórios de dados de ativos para apoiar os processos financeiros.

Gerenciamento de Ativos Digitais

O processo corporativo para organizar, armazenar e recuperar mídia avançada, e gerenciar direitos e permissões. Os ativos de mídia avançada incluem fotos, música, vídeos, animações, podcasts e outros conteúdos multimídia.

Software de Rastreamento de Ativos

O rastreamento de ativos combina dispositivos físicos, software para desktop, scanners de código de barras e dispositivos móveis para agilizar o rastreamento de ativos, da aquisição à baixa em uma organização.

O rastreamento de ativos tem basicamente três funções principais:
Por que precisamos de Softwares de Rastreamento de Ativos?

Pela sua natureza, ativos são comprados e implantados em vários lugares. Se você considerar os ativos de TI, a implantação varia frequentemente assim como a distribuição entre diversos escritórios ou locais. Quando um determinado ativo demanda a resolução de um problema, pode ser muito difícil rastrear tudo o que aconteceu com o ativo. Você não terá dados suficientes para tomar uma decisão. O rastreamento de ativos fornece um histórico dos Ativos e todas as alterações pelas quais o ativo passou durante um período de tempo para que seja fácil para um agente da central de serviços resolver qualquer problema que possa ocorrer com o ativo.

Com o transcorrer do tempo, um ativo envelhece e precisa ser substituído ou passar por manutenção. O rastreamento de ativos permite a previsibilidade desse processo, possibilitando o rastreamento dos ativos durante seu ciclo de vida, e assim garantindo o cumprimento de obrigações financeiras e tributárias.

Gerenciamento de Licenças

O Gerenciamento de Licenças nos ajuda a reduzir o risco, o custo e a complexidade associados a ativos de software. Todos querem gastar menos com ativos de software e ao mesmo tempo garantir que estão em conformidade com as regras de licenciamento. O gerenciamento de licenças normalmente envolve a criação de avaliação ou demonstração de software, a obtenção de chaves de licença de software assim como se certificar de que o software foi renovado na data certa para garantir que as operações sejam realizadas sem problemas para os usuários finais. Ele também envolve executar verificações frequentes em todas as licenças de software que estamos pagando e garantir que não estamos gastando em excesso com licenças.

Benefícios do Gerenciamento de Ativos de TI

Decisões informadas de compra e implantação

Um benefício chave do gerenciamento de ativos de TI é compreender quais ativos você tem e para que eles são usados. Com uma manutenção constante e correta, os dados do gerenciamento de ativos podem ajudar uma organização a avaliar as decisões anteriores de compra e implantação e orientar as ações futuras. Isto inclui selecionar os melhores fornecedores com base não apenas no preço de compra, mas também na qualidade do produto/serviço e suporte pós-venda. O gerenciamento de ativos de TI também pode ajudar a melhorar as decisões de implantação e evitar a compra de recursos que não são necessários.

Continuidade de Negócios

Desastres e interrupções acontecem. Os dados de configuração e ativos de TI podem ajudar os líderes e a equipe a identificar o impacto de eventos sobre os negócios e a tomar decisões com mais confiança para restaurar os serviços aos usuários. Os dados dos ativos também podem ser valiosos para desenvolver arquiteturas de TI que sejam redundantes e resistentes a muitas situações.

Conformidade de licença e assinatura

Um dos maiores desafios das organizações de TI modernas é acompanhar as licenças de software e assinaturas da nuvem para se certificar de que a empresa não pague por recursos que não usa ou não necessita. A não conformidade não é apenas um risco legal e financeiro para a empresa, mas um problema potencialmente caro de remediar.

Custo Total de Propriedade

O custo de um ativo de TI vai muito além do preço de compra pago pela sua aquisição. Para que ativos de TI criem valor, eles precisam ser operados, receber suporte e manutenção durante todo o seu ciclo de vida. O TCO é uma medida do custo total da propriedade e operação de um ativo. Uma gestão eficaz do TCO ajuda a eliminar os custos de duplicação de ativos ou por não os usar após sua compra.

Padronização

Equipamento e software de TI não padronizados podem custar muito dinheiro a uma organização. Isso reduz a produtividade da equipe de TI porque ela não possui o conhecimento para gerenciar ativos não padronizados e assim cada problema resulta em um processo de aprendizagem. A aplicação de padrões aos ativos de TI não só torna a equipe de TI mais produtiva, como também os usuários são mais produtivos ao interagir com sistemas e dados com que estão familiarizados.

Padrões de Gerenciamento de Ativos de TI

Enquanto a ITIL e outras estruturas oferecem orientação sobre os processos de gerenciamento de ativos, as normas oficialmente reconhecidas para o gerenciamento de ativos de TI são mantidas pela Organização Internacional de Normalização (ISO). A família de normas ISO 19770 consiste de 5 partes principais e foi atualizada recentemente em 2017.

ISO/IEC 19770-1: Uma estrutura de processo que descreve as melhores práticas para o Gerenciamento de Ativos de TI em uma organização. Ele permite que uma organização prove que está executando o ITAM em conformidade com as normas o suficiente para satisfazer os requisitos de governança e suportar as atividades de gerenciamento de serviços de TI.

ISO/IEC 19770-2: Um padrão de dados para etiquetas de identificação de software (SWID). Esta norma permite que as organizações identifiquem de forma única o software que foi instalado em um determinado dispositivo.

ISO/IEC 19770-3: Um padrão de dados que descreve os direitos relativos a um software e o método de medição de consumo de licença/direitos.

ISO/IEC 19770-4: Um padrão de medição que permite a padronização de relatórios da utilização de recursos. Esta norma é particularmente importante ao gerenciar uma licença complexa de gerenciamento de data center e para o gerenciamento de software e hardware baseado em nuvem.

ISO/IEC 19770-5: Oferece uma visão geral das normas e vocabulário do ITAM definido pela ISO.