Melhore o gerenciamento de workflow com visualização do Kanban

Conceitos do Kanban

O Kanban pode ser descrito usando 4 conceitos simples:

1 - Visualização do trabalho

O Kanban cria um workflow visual ou modelo de processo. Este modelo visual pode ser usado para enxergar o fluxo de trabalho e de produtos. Isso inclui identificar quaisquer causas de bloqueio no progresso, como gargalos que criam uma demanda maior do que a capacidade de trabalho, filas de tarefas e equipes ou indivíduos que não conseguem avançar no trabalho. Tornar o processo visível usando o Kanban é uma forma de melhorar rapidamente a comunicação e a colaboração entre equipes.

2 - Limitação dos trabalhos em andamento

Usar o Kanban para limitar a quantidade de trabalho em andamento (quando o trabalho em um produto começou, mas ainda não foi concluído) pode reduzir o tempo necessário para avançá-lo no workflow. Ter um número menor de itens de trabalho em andamento aumenta a visibilidade de cada item, e seu progresso pode receber atenção suficiente. Assim, os atrasos devido à repriorização são evitados.

3 - Foco no fluxo

Usar o Kanban para limitar o número de trabalhos em andamento e visualizá-los ajuda a manter o foco na entrega de resultados com um fluxo constante de trabalho no sistema. O Kanban permite reunir métricas simples que podem ser usadas para analisar o fluxo e gerar um alerta precoce para problemas futuros.

4 - Melhoria contínua

Usar o Kanban é uma forma de sustentar uma cultura de melhoria contínua. Visualizar e mensurar o fluxo, a qualidade dos resultados, o rendimento e o tempo usando o Kanban ajuda as equipes e indivíduos a medirem e melhorarem sua eficácia.

Quais são os exemplos de uso comum do Kanban?

A maioria das pessoas vê o Kanban em operação sem entendê-lo. As técnicas do Kanban são disseminadas em muitos setores diferentes do mercado. Conheça alguns exemplos.

Setor industrial

Quase todas as empresas do setor industrial utilizam o Kanban em seus processos de produção. A indústria automotiva é um bom exemplo. No passado, os veículos eram fabricados e inventariados conforme eram vendidos. As técnicas do Kanban foram introduzidas tanto para evitar estoques não vendidos em concessionárias quanto para evitar gargalos no processo de produção, levando a um sistema “make-to-order” com JIT. O primeiro momento de uso do Kanban no processo é quando um consumidor visita uma loja e encomenda um veículo. O vendedor envia um pedido à fábrica. Esse pedido é, na verdade, uma atividade do Kanban para que a fábrica produza o veículo de acordo com as especificações do cliente. O Kanban também é usado no processo de fabricação. Por exemplo, quando o número de volantes na linha de produção do Kanban diminui para determinado nível, um sinal do Kanban é enviado ao fornecedor para que ele envie mais. O fornecedor enviará apenas o suficiente para reabastecer o espaço do Kanban no nível determinado. O tamanho do contêiner é essencial para a eficiência do processo de ponta a ponta.

Setor de restaurantes fast-food

Um fast-food de hambúrguer é outro exemplo do uso do Kanban. Tanto as técnicas de sinalização quanto os espaços do Kanban são usados com sucesso para garantir que haja sempre hambúrgueres quentes em quantidade suficiente para vender, impedindo que os alimentos esfriem e sejam desperdiçados. Neste uso do Kanban, o restaurante tem uma série de espaços entre o ponto de atendimento e a cozinha, com uma sinalização diferente para cada tipo de hambúrguer. Uma linha em cada espaço funciona como uma sinalização do Kanban. Quando o número de hambúrgueres de um espaço específico diminui para determinado nível, uma sinalização do Kanban é enviada à cozinha para que sejam produzidos novos hambúrgueres. O tamanho do lote ou do espaço do Kanban varia para cada tipo de hambúrguer, dependendo de questões como o preço e a quantidade média de vendas . Em algumas unidades do restaurante, tanto o tamanho do espaço do Kanban quanto o nível em que o Kanban é sinalizado varia dependendo do dia da semana e da hora do dia, para lidar com as taxas variáveis de vendas de hambúrgueres. Para hambúrgueres menos populares, o espaço do Kanban pode ser apenas para um. Se os espaços do Kanban e os níveis de sinalização do Kanban forem cuidadosamente determinados, a maioria dos clientes receberá um hambúrguer quentinho sem ter que esperar.

Quais são os benefícios de usar o Kanban?

Usar o Kanban pode gerar benefícios significativos nos workflows e nos processos. O uso eficaz do Kanban para o gerenciamento de workflows e processos pode:

• Reduzir desperdícios;
• Gerar resoluções para problemas mais rapidamente;
• Melhorar a comunicação entre equipes;
• Facilitar o aumento da produção;
• Melhorar a qualidade do produto;
• Melhorar a eficiência do processo;
• Identificar gargalos que desaceleram a produção;
• Dar suporte a um trabalho de equipe mais próximo;
• Reduzir o estresse em todos os envolvidos no workflow.

A visualização compartilhada de um processo usando Kanban estimula a colaboração entre equipes, já que as pessoas podem ver o trabalho avançando no sistema até a entrega final. Elas também podem identificar facilmente tarefas que não estão sendo concluídas como planejado, para que possam trabalhar juntas a fim de resolver quaisquer problemas. Quadros do Kanban também oferecem aos gerentes uma visão ampla facilmente compreensível de como o trabalho está progredindo. Os quadros do Kanban podem ajudar os gestores a entenderem o impacto que um trabalho não planejado tem em suas equipes, para que possam definir prioridades realistas e gerenciar expectativas com a equipe sênior.

O que são os quadros do Kanban?

Um quadro do Kanban é uma ferramenta que fornece uma representação visual de como o workflow está progredindo até a conclusão. As equipes usam os quadros do Kanban para gerenciar os workflows de forma coletiva, criando uma imagem visual de tarefas e seus status, mas indivíduos também podem usar os quadros do Kanban. Um quadro do Kanban tem uma série de colunas, cada uma representando um estágio no workflow ou processo geral. Em um quadro simples do Kanban, essas etapas poderiam ser "A fazer", "Em andamento" e "Concluído". É uma boa prática manter os quadros do Kanban o mais simples possível, já que quadros complexos são difíceis de entender. Os quadros do Kanban têm as seguintes características:

Visibilidade do trabalho

Um cartão visual representa cada tarefa do trabalho e o cartão leva o nome da tarefa. O cartão é movido da esquerda para a direita no quadro do Kanban à medida que uma tarefa progride nos estágios. Se o quadro do Kanban for um quadro físico, a prática normal é usar um sticker para cada tarefa. Transferir um sticker no quadro do Kanban é um sinal visual de progresso. Diferentes stickers coloridos podem ser usados no quadro do Kanban para diferenciar entre tipos de tarefas, que também podem ser estipuladas com linhas diferentes no quadro do Kanban. Usar esses sinais visuais gera uma comunicação facilmente compreensível.

Limitação do trabalho em andamento

Muitos usos dos quadros do Kanban especificam um limite de quantos cartões podem estar em uma coluna como forma de limitar o trabalho em andamento. Antes que outro cartão possa ser movido à determinada coluna, a equipe deve trabalhar junta para mover um dos cartões existentes nesta coluna para a seguinte. Usar o quadro do Kanban dessa forma pode ajudar a aumentar o fluxo de trabalho, já que as tarefas são trabalhadas e completadas para dar lugar a outras. O quadro do Kanban também identifica gargalos em que há uma fila de tarefas à espera de serem movidas para a coluna seguinte. Se o limite for frequentemente atingido, é sinal de que há muito trabalho. E simplesmente criar um quadro extra no Kanban não é uma solução.

Ponto de compromisso

Uma vez que uma tarefa tenha sido inserida no quadro do Kanban, deve ser movida pelo workflow o mais rapidamente possível. Se a quantidade de trabalho em andamento for limitada, provavelmente haverá um backlog de tarefas à espera de serem adicionadas ao quadro do Kanban. O ponto de compromisso é o momento em que a equipe "se compromete" a concluir um trabalho ao inserir a tarefa no quadro do Kanban.

Ponto de entrega

É neste ponto que o trabalho é concluído e a tarefa pode ser removida do quadro do Kanban.

Quadros Digitais do Kanban

Os quadros físicos do Kanban devem ser usados sempre que possível, já que o ato de atualizá-lo manualmente é o melhor método de colaboração entre indivíduos. Quando isso não é possível, como é o caso de indivíduos e equipes que trabalham remotamente, um quadro digital do Kanban pode ser adotado. Esses quadros digitais podem ser facilmente compartilhados e atualizados conforme os fusos horários e locais, possibilitando aproveitar muitos dos benefícios do Kanban. Existem ferramentas disponíveis que possibilitam criar diversos quadros do Kanban conectados, com acompanhamento, trilhas de auditoria e notificações automáticas quando mudanças são feitas nos quadros.

Como o Kanban pode melhorar o desempenho da equipe

A atualização dos status de tarefas nos quadros do Kanban é feita de melhor forma se for uma atividade da equipe em vez de uma atividade individual. Essa abordagem permite que os membros da equipe se conheçam e compartilhem abertamente os progressos e bloqueios por meio do Kanban. O quadro reforça a responsabilidade coletiva de mover tarefas ao longo do workflow até sua conclusão. As tarefas paradas ficam visíveis a todos, o que impede que as pessoas absorvam os problemas apenas para si. Implementações eficazes do Kanban geram uma cultura de apoio, em que as pessoas se ajudam a resolver problemas. Todos esses impactos comportamentais e culturais do uso de quadros do Kanban melhoram o desempenho de equipes e indivíduos.

Scrum ou Kanban?

Muitas equipes de desenvolvimento de software usam tanto a técnica Scrum quanto o Kanban. A abordagem Scrum usa uma técnica para concluir os desenvolvimentos do software durante sprints com intervalos de tempo padronizados. Cada sprint inclui a entrega de vários tipos diferentes de trabalho.

O sprint define as datas de início e fim. Qualquer trabalho não concluído ao final de um sprint é levado para o backlog de produto. A data final não é atrasada para abranger a conclusão.

É diferente da abordagem de desenvolvimento de software do Kanban, em que não há o conceito de intervalos de tempo padronizados com ciclos de desenvolvimento ou com datas finais fixas.

Nessa abordagem do Kanban, o desenvolvimento de um trabalho continua até que seja concluído e entregue.

As equipes de desenvolvimento de software que usam o Scrum recorrem frequentemente a um tipo de quadro do Kanban para gerar ilustrações visuais do conteúdo e status do sprint.

No entanto, o quadro do Kanban é esvaziado ao fim de cada sprint e, logo em seguida, é então preenchido com o novo trabalho que foi definido para ser concluído durante o próximo sprint.

Um quadro do Kanban usado na técnica Scrum também tem datas fixas para a conclusão, ao passo que um verdadeiro quadro do Kanban não tem datas associadas às colunas.

Por isso, muitas equipes de desenvolvimento de software usam uma combinação de Scrum e Kanban. O Scrum é usado para o trabalho planejado para criar novas funcionalidades e correções não urgentes.

O Kanban é usado para desenvolver quaisquer correções urgentes que devem ser entregues antes da data final do sprint.