Seja lá o que sua empresa vende, é provável que a mercadoria esteja armazenada com um inventário em uma ou mais localizações. Seja como uma pilha de caixas ou peças e materiais em vários armazéns estrategicamente posicionados pelo mundo, seu inventário é essencial para o seu negócio. No entanto, antes de ter sucesso em suas vendas, você precisa gerenciá-lo. 

A gestão de inventário é um conjunto de tarefas e processos interconectados e complexos. Ela começa no local onde seu negócio armazena seu inventário primário, mas ele, e cada um dos elementos da cadeia logística, a afetam. A Gestão de inventário, no entanto, é de alta prioridade para todo negócio que vende produtos.

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O que é um Inventário e o que é Gestão de inventário?

"Inventário" refere-se às mercadorias finalizadas, trabalhos em andamento e matérias-primas daquilo que a sua empresa vende e planeja vender. É uma definição relativamente simples.

A “Gestão de inventário”, no entanto, é muito mais complexa. É um ato de malabarismo multifacetado que inclui (mas não se limita a) os seguintes elementos:

Estes são os cinco principais motivos pelos quais os negócios mantêm inventários e precisam da gestão de inventário. 

Gestão de inventário: um breve histórico

A gestão de inventário existe há milênios, onde quer que os humanos tenham negociado uns com os outros. O zero, criado como um espaço reservado para contabilidade e inventário, foi concebido na Índia durante o século V. Os sistemas de contagem para gestão de inventários têm pelo menos 5 mil anos.

Mais recentemente, a gestão de inventário deu um grande salto com a invenção do primeiro sistema de checkout automatizado. Criada na Universidade de Harvard durante a década de 1930, usava cartões perfurados e um computador antigo. Mas era muito caro para a maioria das empresas usar.

Os precursores dos sistemas de código de barras modernos forneceram alternativas de automação mais práticas e acessíveis desde a década de 1940 até a década de 1960, quando o Código de Produto Universal (UPC) foi criado. Outro conjunto de tecnologias foi baseado na P&D da Segunda Guerra Mundial. A identificação por radiofrequência, ou RFID, por exemplo, é um componente essencial da atual gestão de inventário com tecnologia de TI. 

Hoje, etiquetas RFID pequenas e baratas fornecem informações sem fio sobre o inventário para aplicativos móveis em dispositivos portáteis ou scanners inteligentes localizados em fábricas e armazéns. Bem diferente de ter os funcionários rastejando entre as prateleiras e dirigindo de um local para outro com pranchetas e lápis (uma abordagem ainda usada em algumas empresas menores). 

A maioria das empresas de maior porte e modernas usa códigos de barras, RFID ou alguma combinação dos dois, além de software avançado de coleta, manipulação e análise de dados. Os sistemas baseados em código de barras são amplamente utilizados no varejo, principalmente como os leitores de código de barras conectados a vários terminais de ponto de venda (POS) em lojas, restaurantes e outros varejistas. Grande parte da manufatura e outras indústrias dependem de sistemas baseados em RFID, especialmente onde e quando é essencial ter acesso imediato a informações em tempo real sobre inventário e conexões da cadeia logística. Até mesmo alguns restaurantes de sushi no Japão e nos Estados Unidos usam etiquetas RFID anexadas às porções para monitorar os estoques e o frescor dos frutos do mar.

Gestão de inventário e gestão de ativos

A gestão de inventário e a gestão de ativos estão relacionadas e, às vezes, são confundidas como sendo idênticas, embora sejam diferentes. O inventário é uma classe de ativos de negócios, que variam de dinheiro e equipamentos a pessoas, propriedade intelectual e até reputação e boa vontade. O patrimônio de TI em sua empresa também é um ativo essencial. Geralmente, ele fornece ferramentas e sistemas de gestão de inventário e ativos, bem como os serviços que impulsionam as operações de seus negócios.

Normalmente, equipes, ferramentas e processos separados gerenciam estoques, vários tipos de ativos e ativos de TI. O ideal é que sua gestão de ativos de TI forneça consistentemente o suporte adequado para seu inventário e outras iniciativas de gestão de ativos.

Por que a gestão de inventário é importante?

O objetivo principal da gestão de inventário é fornecer informações precisas, completas e atuais sobre a localização e status de todos os itens essenciais em seu inventário. Um objetivo secundário, mas igualmente essenciais, é a identificação de itens ausentes e defeituosos nos inventários e substituir ou repará-los o mais rápido e economicamente possível.

Gestão de inventário: benefícios para um negócio

A gestão eficaz de inventário pode fazer muito mais do que monitorar o inventário à medida que ele se move pela cadeia logística da sua empresa. Uma variação do clássico efeito de Pareto, também conhecido como "regra 80/20", afirma que 20% das mercadorias e/ou serviços de sua empresa podem representar 80% de suas vendas. A gestão de inventário pode fornecer informações para ajudar sua empresa a saber quais de suas mercadorias e/ou serviços respondem pela maior parte de suas vendas e acompanhar como esse mix muda conforme as estações ou a dinâmica do mercado mudam.  

Além disso, uma análise cuidadosa das informações históricas de inventário pode ajudá-lo a fazer previsões mais precisas sobre vendas e compras. Previsões melhores podem ajudar a reduzir os custos de transporte, incluindo armazenamento, seguro e impostos. A gestão de inventário eficaz pode aumentar as vendas, reduzir custos e melhorar as margens.

A gestão eficaz de inventário também pode melhorar o relacionamento de sua empresa com outros colaboradores de sua cadeia logística. Traz um conhecimento maior sobre seu inventário, sobre o que você precisa e onde você precisa reduzir ou eliminar pedidos e entregas errados, atrasados ou prematuros. Menos erros beneficiam todos os participantes de todas as cadeias logísticas.

A má gestão de inventário pode custar o seu negócio

A gestão de inventário é extremamente importante para os seus resultados. No varejo, as perdas de inventário por roubo, fraude ou erros de gestão ou documentação são conhecidas coletivamente como "encolhimento". Nos Estados Unidos, a Pesquisa Nacional de Segurança no Varejo de 2018 da Federação Nacional do Varejo descobriu que o encolhimento custou aos varejistas, em média, 1,33% do total de vendas em 2017. Isso se traduz em "um impacto total na economia geral dos EUA de US$ 46,8 bilhões", informou a associação comercial.

Uma empresa de qualquer tamanho que gerencie qualquer tipo de inventário pode ser seriamente prejudicada com a má gestão de seu inventário. Qualquer interrupção na cadeia logística que não possa ser evitada ou resolvida rapidamente pode prejudicar receitas, lucros, vendas, satisfação do cliente e a reputação de uma empresa. Esses fatores tornam a gestão eficaz de inventário um requisito essencial para o sucesso de qualquer negócio.

Gestão de inventário e TI: conexões essenciais

Atualmente, ativos e recursos de TI alimentam a gestão de inventário, assim como a maior parte das outras funções comerciais essenciais. Sua empresa, portanto, deve ter os recursos para alcançar e manter uma gestão de inventário eficaz para a obtenção da melhor gestão e proteção possível do seu patrimônio de TI. Isso, por sua vez, torna a gestão do seu inventário de ativos de TI essencial para a sobrevivência, o crescimento, a evolução e as oportunidades de sucesso da sua empresa.

Gestão de inventário e gestão de ativos de TI (ITAM)

No passado recente, a gestão de inventário de TI de uma empresa normalmente não significava muito mais do que acompanhar computadores e softwares hospedados nas instalações da empresa. Agora, no entanto, seu inventário de ativos de TI pode variar de computadores, servidores e software baseados em instalações a assinaturas de recursos baseados em nuvem e dispositivos móveis que a empresa ou funcionários individuais possuem, arrendam ou alugam.

Como você não pode anexar códigos de barras ou etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) a recursos baseados em nuvem, suas soluções de gestão de inventário devem incluir informações sobre as licenças que regem o acesso a esses recursos. Isso cria a necessidade e a oportunidade de conectar suas soluções de gestão de ativos de TI (ITAM) e gestão de inventário e os elementos de seu patrimônio de TI que os hospedam.

Gestão de inventário e segurança cibernética

A segurança cibernética cria necessidades e oportunidades adicionais para conectar suas soluções de gestão de ITAM e TI às suas soluções de gestão de inventário. Como seu patrimônio de TI alimenta tudo isso, elas possivelmente estão vulneráveis a hackers e outros malfeitores. A proteção contra a exploração acidental e intencional dessas vulnerabilidades, dentro e além de seus sistemas de gestão de inventário, é absolutamente essencial. 

Em maio de 2017, Inc.com publicou que "60% das empresas fracassam em seis meses por conta disso (não é o que você está pensando)". Esse artigo baseia-se em uma pesquisa da National Cyber Security Alliance. A Alliance descobriu que quase 50% das pequenas empresas sofreram um ataque cibernético. Mais alarmante: até 60% dessas empresas fecham suas portas seis meses após serem atacadas. 

A mídia informou que os cibercriminosos atacam com sucesso até mesmo as maiores empresas do mundo. Esses ataques estão aumentando, assim como sua sofisticação e facilidade de uso. Existem até criminosos vendendo pacotes de "malware como serviço" e com preços baseados no número de sistemas a serem direcionados e comprometidos. A evolução contínua e a escalonada das ameaças de segurança cibernética pressionam cada vez mais os ativos de TI e os gerentes de segurança cibernética em empresas de todos os tamanhos e tipos.

Gestão de inventário e "Big Data"

Quanto maior e mais complexo for o seu inventário, maior será a variedade e o número de itens que você deve monitorar; portanto, suas tecnologias de rastreamento baseadas em TI de escolha estão gerando uma enorme quantidade de dados. Para aproveitar esses dados, você precisa de ferramentas com tecnologia de TI para ITAM e para análise de dados.

Dependendo das suas necessidades de negócios e sofisticação de TI, o uso de um aplicativo de planilha simples ou software de análise de dados dedicado pode analisar esses dados; no entanto, primeiro eles devem ser coletados, protegidos, verificados, racionalizados e armazenados. Além disso, transformar esses dados em informações acionáveis exigirá recursos de relatórios flexíveis. Talvez você já tenha ferramentas com esses recursos para ITAM ou outras tarefas de gestão de TI. O uso de ferramentas tradicionais para relatar dados de gestão de inventário é um forte incentivo para conectar suas soluções de gestão de inventário a essas ferramentas por meio da TI. 

Gestão de inventário: desafios para o seu sucesso

Em outubro de 2018, o editor executivo da SearchERP.Techtarget.com, David Essex, perguntou a "alguns analistas, fornecedores e usuários" sobre os principais desafios enfrentados pelos gerentes de inventário. Os entrevistados "chegaram a cinco temas em comum, todos relacionados à colocação das informações de qualidade nas mãos das pessoas mais experientes no momento certo". Estes temas são apresentados aqui com as mesmas palavras e na mesma ordem que são apresentados no artigo de origem.

"Integrar o planejamento de demanda e o planejamento de inventário"

Pessoas, processos e ferramentas diferentes frequentemente gerenciam essas funções interdependentes de igual importância. A gestão eficaz de inventário exige que os sistemas e as informações que cada um utiliza sejam interconectados para obter uma visão completa da realidade atual e prever com mais precisão. Integrar esses sistemas e dados e outros aplicativos e funções relacionados, no entanto, pode ser difícil, demorado e caro.

"Treinar usuários de software de planejamento de demanda e gestão de estoque"

O melhor software de planejamento de demanda ou gestão de inventário do mundo nunca fornecerá o valor comercial total até que os usuários designados se tornem aptos e confortáveis com ele. Essas são disciplinas complexas, e o software usado para elas geralmente reflete essa complexidade. Portanto, pode ser difícil e caro encontrar usuários treinados e experientes e "evoluí-los" internamente.

"Jogar fora as planilhas e papéis velhos"

Velhos hábitos e práticas cômodas são difíceis de morrer, mesmo diante de alternativas melhores e mais novas, especialmente para alguns gerentes e usuários de inventário, e muitos que evitam quase todas as tecnologias modernas. A resistência a processos ou ferramentas modernizados pode assumir muitas formas; no entanto, todas essas formas podem contribuir para uma gestão de inventário inconsistente e inadequado se não forem reconhecidas e resolvidas.

"Padronizar dados"

Sua empresa e sua iniciativa de gestão de estoque são vulneráveis à velha e frequente repreensão "se entra lixo, sai lixo". Com a gestão de inventário, várias versões e definições dos mesmos dados podem resultar em visualizações imprecisas, incompletas ou desatualizadas de inventários e cadeias logísticas. Isso pode levar diretamente a decisões comerciais abaixo do ideal que podem prejudicar as vendas, as receitas, a satisfação do cliente e a percepção do seu negócio.

"Escolher o software adequado para o seu negócio"

Todo negócio que vende mercadorias de qualquer tipo precisa de alguma versão de gestão de inventário; no entanto, as necessidades específicas do seu negócio são exclusivas dele. Essas necessidades devem definir e priorizar as soluções específicas de gestão de inventário que você vai escolher e implantar. Onde estão as mercadorias que você vende? Onde estão seus clientes? Como você entrega suas mercadorias a eles? A maior parte de suas vendas ocorre em transações grandes ou pequenas? Estes e outros fatores afetam diretamente que ferramentas você precisa e a importância relativa delas para o seu negócio.

Gestão de inventário: melhores práticas

Há vários pré-requisitos para uma gestão de inventário consistentemente eficiente. Você pode buscá-los em qualquer ordem na lista abaixo, mas cada item da lista é essencial para o sucesso de sua gestão de inventário.

Gestão de inventário: o que vem depois?

Você deve começar sua jornada para uma gestão de inventário ideal com seus itens de inventário mais essenciais e/ou desafiadores, como mercadorias finalizadas de alto valor, matérias-primas de difícil obtenção, segmentos de sua cadeia logística ou outros. Sejam quais forem, iniciar a gestão correta desses itens de inventário mais essenciais e desafiadores estabelece um precedente positivo para esforços subsequentes.

O próximo passo deve ser uma documentação cuidadosa e abrangente dessas experiências iniciais, positivas e negativas. Você deve usar essas experiências para refinar a sua abordagem para seus futuros esforços de gestão de inventário. Para emprestar uma abordagem popular entre os empreendedores do Vale do Silício e em outros lugares, você quer "fail fast" (falhar rapidamente, em uma tradução literal). Desenvolva um plano inicial e escolha suas ferramentas, execute-o e aprenda com todos os erros e passos errados e, em seguida, repita rapidamente. 

À medida que sua empresa melhora e expande sua gestão de inventário, otimize a integração com o seu ITAM e outros esforços relevantes de gestão de TI. Essas integrações podem ser desafiadoras, dependendo dos recursos e da flexibilidade de suas soluções nessas áreas. O esforço, no entanto, pode resultar em benefícios significativos para todas as suas iniciativas de gestão conectada.

A gestão de iniciativa ideal aplicada ao seu patrimônio de TI pode melhorar o ITAM. O ITAM aprimorado pode melhorar a segurança cibernética de todo o patrimônio de TI, bem como a entrega e o gerenciamento de serviços de TI e de negócios. Um patrimônio mais seguro e bem gerenciado pode levar diretamente a melhorias adicionais na gestão de inventário.

Gestão de inventário: fundamental para o sucesso de seu negócio

Você e seus colegas têm várias opções e escolhas disponíveis para gerenciar seu inventário da melhor forma possível. O quão bem seu negócio gerencia o inventário afeta diretamente suas vendas, receitas, lucros, custos, a satisfação dos clientes e parceiros e a percepção e reputação de seu negócio. Suas escolhas de gestão de inventário, no entanto, são essenciais, e seus colegas, clientes, parceiros, executivos e influenciadores irão examiná-las de perto.

Você deve implementar os melhores processos, serviços e ferramentas para a gestão de inventário. Você deve aproveitar seus sucessos iniciais para otimizar a gestão de cada item em seu inventário e da cadeia logística que leva seu inventário até os seus clientes.

Sua iniciativa de gestão de inventário provavelmente incluirá vários fornecedores de soluções e poderá incluir especialistas externos. Seus parceiros escolhidos devem demonstrar uma compreensão das necessidades exclusivas de sua empresa. Eles também devem fornecer evidências confiáveis de que possuem as soluções, a experiência e o ecossistema para ajudá-lo a atingir seus objetivos.

Freshworks: seu parceiro para gestão de inventário com tecnologia de TI

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