Quais são as práticas recomendadas para gestão de fornecedores?
Existem muitas práticas recomendadas para gestão de fornecedores. A seleção e aplicação delas dependerá das categorias dos fornecedores, das habilidades de gerenciamento de fornecedores da sua organização, do seu cenário de TI, do orçamento disponível e do benefício de aplicar cada prática à sua organização. É importante que suas atividades de gerenciamento de fornecedores alcancem o equilíbrio correto entre custo e esforço da aplicação com os benefícios esperados. É preciso considerar a atitude provável dos fornecedores ao serem gerenciados. Alguns fornecedores, especialmente os grandes e aqueles que fornecem serviços de commodities, preferem gerenciar suas entregas e podem se ressentir de qualquer aplicação de técnicas de gerenciamento de fornecedores uma vez que os contratos tenham sido celebrados. Quando for o caso para quaisquer categorias de fornecedores, é importante estabelecer se vale a pena tentar impor o gerenciamento de fornecedores a eles. Se os serviços e produtos de um fornecedor são de boa qualidade, isso pode ser suficiente para atingir seus objetivos, e quaisquer atividades adicionais de gerenciamento de fornecedores podem não agregar o valor esperado.
Planejamento da gestão de relacionamento
Para categorias de fornecedores nas quais você deseja mantê-los, é importante planejar o gerenciamento de relacionamento. O desenvolvimento de relacionamentos com esses fornecedores-chave precisa acontecer antes de você começar a gerenciá-los, já no primeiro contato. É provável que isso aconteça durante as etapas iniciais do gerenciamento do fornecedor, durante o trabalho preparatório para a seleção. Considere a perspectiva dos fornecedores, se deseja ser percebido como tendo uma abordagem de gerenciamento de fornecedores mutuamente benéfica, é preciso se concentrar em comunicar essa mensagem com clareza desde a reunião inicial. Se durante sua primeira reunião o fornecedor reconhecer que você tem uma atitude de comando, então essa imagem pode prevalecer por um período considerável de tempo e ele pode ser difícil de gerenciar. Os fornecedores que desejam trabalhar como parceiros de seus clientes podem até mesmo romper a parceria se acharem que a relação será um desafio.
Planeje o processo de seleção do fornecedor
O processo de gerenciamento de fornecedores começa selecionando os parceiros certos pelos motivos certos. O processo de seleção do fornecedor pode ser complicado se você não decidiu como abordá-lo e gerenciá-lo desde o início. É preciso ter recursos disponíveis e possuir as habilidades adequadas para analisar seus requisitos, concordar com os critérios de seleção, pesquisar produtos e fornecedores em potencial, liderar a equipe para selecionar os melhores parceiros e desenvolver um contrato utilizável, e, em seguida, negociar com sucesso o contrato com o fornecedor e possivelmente sua equipe jurídica, garantindo simultaneamente que não comprometa seus objetivos. Se você prosseguir com a seleção de fornecedores sem qualquer preparação, é improvável que obtenha o resultado ideal do gerenciamento de fornecedores e viole quaisquer leis de compras em seu país, especialmente se estiver no setor público. Selecionar o fornecedor deve levar o tempo necessário para executar cada etapa, revisando o progresso à medida que você prossegue e verificando continuamente o alinhamento com seus objetivos e cenário de TI. Tentar selecionar fornecedores rapidamente apenas para cumprir um prazo geralmente resulta em fracasso. Se a sua abordagem de gerenciamento de fornecedores exige o uso de propostas para que os fornecedores façam lances para trabalhar, então definir prazos irrealistas para as respostas dos fornecedores limita sua seleção, já que os fornecedores podem decidir não fazer os lances. Os fornecedores precisam de tempo suficiente para entender seus requisitos e sua abordagem de gerenciamento de fornecedores proposta, estabelecer se eles são capazes de atendê-los e, em seguida, criar uma proposta compreensível. Se a pressão do tempo comprometer qualquer um deles, é improvável que a etapa de seleção do parceiro tenha o melhor resultado.
Avaliar potenciais fornecedores
A etapa de projeto da gestão de fornecedores deve delimitar os critérios utilizados para avaliá-los. Depois de observar parceiros individuais, tenha o cuidado de se concentrar em quão bem os fornecedores correspondem aos seus critérios de seleção e tome cuidado para não se deixar influenciar. Muitos candidatos farão e dirão quase tudo para conquistar o seu negócio. Isso pode incluir colocar "especialistas" na sua frente que podem tentar vender produtos, recursos e serviços que você realmente não precisa. Concentre sua avaliação em seus requisitos e foque em sondar os fornecedores para garantir que os requisitos podem ser atendidos. Fique encarregado das atividades de avaliação de gerenciamento de fornecedores, não deixe que eles controlem o ritmo ou a agenda. É uma boa ideia usar um processo de avaliação de vários estágios neste caso. Embora isso possa exigir mais tempo para ser executado, é mais provável que assim os melhores fornecedores sejam selecionados. O primeiro estágio é enviar um conjunto de requisitos de alto nível para fornecedores em potencial e pedir que respondam. Ele deve conter os principais diferenciais que ajudarão você a eliminar fornecedores iniciais inapropriados. Exemplos são preço, padrões de TI, requisitos de segurança e vontade de trabalhar com sua abordagem de gerenciamento de fornecedores.
Manter a flexibilidade
Alguns fornecedores podem desejar um relacionamento exclusivo ou que restrinja suas oportunidades de trabalhar com concorrentes. Isso limita suas opções de gerenciamento de fornecedores e deve ser evitado, independentemente de quão atraentes sejam as ofertas. Os fornecedores podem parecer competentes e dispostos a cooperar durante os estágios iniciais da seleção do gerenciamento do fornecedor, mas podem mudar a qualidade da entrega e comprometer a gestão assim que obtiverem o lucro planejado. O risco de isso acontecer é maior em contratos de serviços terceirizados e gerenciados a longo prazo. Os contratos de curto prazo com opções de renovação devem ser preferíveis aos contratos de longo prazo, pois facilitam a substituição do fornecedor e as mudanças em sua abordagem de gerenciamento de fornecedores. É preciso estar sempre aberto a alterações de contrato a pedido dos fornecedores, desde que os benefícios gerais superem as desvantagens. Aceitar uma mudança pode beneficiar a gestão de fornecedor durante o longo prazo, pois mostra boa-fé e vontade de entender as posições dos fornecedores para trabalhar em direção a uma abordagem de gerenciamento de fornecedor que seja mutuamente benéfica.
Monitoramento contínuo do rendimento
Não presuma que, uma vez que o contrato tenha sido concedido, seus relacionamentos com os fornecedores continuarão de acordo com o planejado e os contratos serão executados exatamente como especificado. Sua abordagem de gerenciamento de fornecedores deve incluir monitoramento contínuo do desempenho e realização do nível de serviço dos fornecedores desde o primeiro dia. O monitoramento deve incluir a verificação de que os requisitos estão sendo atendidos, principalmente os mais importantes. Isso dependerá dos produtos e serviços específicos que os fornecedores oferecem, como, por exemplo, o tempo para entregar produtos, qualidade de serviço e disponibilidade de serviço. Sua abordagem de gerenciamento de fornecedores também deve incluir o monitoramento contínuo do cumprimento dos termos e condições com os quais você concordou. Um requisito óbvio são seus pagamentos aos fornecedores de acordo com o cronograma de remessas no contrato, mas algumas negociações também incluirão outros requisitos que você, como cliente, deve cumprir. Se o seu sistema de gerenciamento de fornecedores não considerar esses requisitos, seus relacionamentos podem ser comprometidos. Uma abordagem de gerenciamento de fornecedor recomendada é usar “balanced scorecards” para avaliar o desempenho. É aqui que os aspectos mais delicados, como a disposição para cooperar, são avaliados, além de medidas mais tangíveis, como a realização do nível de serviço. O uso de um conjunto equilibrado de avaliações no gerenciamento de fornecedores oferece uma visão muito melhor de como os parceiros estão atuando e apoiam melhores relacionamentos.
Comunicação bilateral contínua
A comunicação bidirecional ativa e eficaz é a chave para o sucesso em todas as etapas do gerenciamento de fornecedores. É errado presumir que os parceiros conheçam intimamente o modelo operacional de TI da empresa. Usar linhas de comunicação cuidadosamente projetadas, estabelecidas e mantidas entre você, como cliente, e seus fornecedores é parte fundamental do gerenciamento de fornecedores e ajuda a evitar mal entendidos, manter relacionamentos positivos e apoiar a resolução proativa de problemas. Porém, cada fornecedor é diferente. É preciso dedicar algum tempo para entender como eles gostariam que as comunicações funcionassem. Uma boa abordagem no gerenciamento de fornecedores é usar uma combinação de comunicação face a face, verbal e e-mail. É preciso sempre verificar se todas as mensagens comunicadas foram recebidas e compreendidas, especialmente se o fornecedor for de um país ou cultura diferente. Sem essa confirmação, o gerenciamento de fornecedores será mais difícil.