Independentemente do que sua empresa venda, é provável que esses produtos sejam armazenados como estoque em um ou mais locais. Quer se trate de uma pilha de caixas em uma garagem ou peças e materiais em vários depósitos estrategicamente posicionados em todo o mundo, seu estoque é fundamental para o seu negócio. Antes de poder vendê-lo com sucesso, no entanto, você deve gerenciá-lo.

A gestão de estoque é um conjunto complexo e multifacetado de tarefas e processos interconectados. Começa onde quer que sua empresa armazene seu estoque principal, mas isso e todos os elementos da cadeia de suprimentos de sua empresa o afetam. A gestão de estoque, portanto, é uma prioridade para todas as empresas que vendem mercadorias.

gestão de estoque

O que é um estoque e o que é gestão de estoque?

"Estoque" refere-se aos produtos acabados, trabalhos em andamento e matérias-primas de tudo o que sua empresa vende e planeja vender — uma definição relativamente simples.

“A gestão de estoque”, entretanto, é muito mais complexa. É um malabarismo multifacetado que inclui, mas não pode estar limitado, aos seguintes elementos:

Existem cinco razões principais pelas quais as empresas mantêm estoques e precisam de ferramentas de gestão de inventário.

Gestão de estoque: uma breve história

A gestão de estoque existe há milênios, onde quer que os humanos negociem entre si. O zero, criado como uma ferramenta para contabilidade e estoque, foi concebido na Índia durante o século V. Os sistemas de contagem para gestão de estoque têm pelo menos 5.000 anos.

Mais recentemente, a gestão de estoque deu um grande salto com a invenção do primeiro sistema de registro de saída automatizado. Criado na Universidade de Harvard durante a década de 1930, ele usava cartões perfurados e um computador antigo, mas era muito caro para a maioria das empresas usar.

Os precursores dos modernos sistemas de código de barras forneceram alternativas de automação mais práticas e acessíveis dos anos 1940 aos anos 1960, quando o Código Universal de Produto (UPC) foi criado. Outro conjunto de tecnologias foi baseado em P&D da Segunda Guerra Mundial. A identificação por radiofrequência, ou RFID, por exemplo, é um componente crítico da atual gestão de inventário baseado em TI.

Hoje, etiquetas RFID pequenas e baratas fornecem sem fio, informações de inventário de estoque para aplicativos móveis em dispositivos portáteis ou leitores inteligentes localizados em fábricas e depósitos. Muito longe de funcionários rastejando entre as prateleiras e dirigindo de um local para outro com pranchetas e lápis — uma abordagem ainda usada em algumas empresas menores.

A maioria das empresas maiores e modernas usa códigos de barras, RFID ou uma combinação dos dois, além de software avançado de coleta, manipulação e análise de dados. Os sistemas baseados em código de barras são amplamente usados no varejo, principalmente como leitores de código de barras conectados a muitos terminais de ponto de venda (POS) em lojas, restaurantes e outros varejistas. Grande parte da manufatura e outras indústrias dependem de sistemas baseados em RFID, especialmente onde e quando é essencial ter acesso imediato a informações em tempo real sobre o estoque e as conexões da cadeia de suprimentos.  Até mesmo alguns restaurantes de sushi no Japão e nos Estados Unidos usam etiquetas RFID fixadas em pratos de porção para rastrear estoques e frescor de frutos do mar.

Gestão de Estoque e Gestão de Ativos

A gestão de estoque e a gestão de ativos estão relacionados e às vezes são confundidos como idênticos, embora sejam diferentes. Estoque é uma classe de ativos de negócios, que variam de dinheiro e equipamentos a pessoas, propriedade intelectual e até mesmo reputação e boa vontade.  O patrimônio de TI em sua empresa também é um ativo crítico. Ele normalmente fornece ferramentas e sistemas de gestão de inventário e ativos, bem como os serviços que orientam suas operações empresariais.

Normalmente, equipes, ferramentas e processos separados gerenciam estoques, vários tipos de ativos e ativos de TI. O ideal é que a gestão de ativos de TI forneça, de forma consistente, suporte adequado para o seu software de inventário TI e outras iniciativas de gestão de ativos.

Por que a gestão de estoque é importante?

O objetivo principal da gestão de estoque é fornecer informações precisas, abrangentes e atuais sobre a localização e o status de cada item crítico em seu estoque. Uma meta secundária, mas igualmente crítica, é identificar estoques ausentes ou com defeito e substituí-los ou repará-los o mais rápido e economicamente possível.

Gestão de estoque: benefícios para uma empresa

Uma gestão de estoque eficaz pode fazer muito mais do que rastrear o estoque conforme ele se move pela cadeia de suprimentos do seu negócio. Uma variação do efeito de Pareto clássico, também conhecido como "regra 80/20", afirma que 20 por cento dos produtos e/ou serviços de sua empresa podem ser responsáveis por 80 por cento de suas vendas.   A gestão de estoque pode fornecer informações para ajudar sua empresa a saber quais de seus produtos e/ou serviços são responsáveis pela maior parte de suas vendas e acompanhar como essa relação muda conforme as estações ou a dinâmica do mercado mudam.

Além disso, uma análise cuidadosa das informações históricas de estoque pode ajudá-lo a fazer previsões mais precisas sobre vendas e compras. Melhores previsões podem ajudar a reduzir os custos de transporte, incluindo armazenamento, seguro e impostos. Um sistema de gestão de estoque eficaz pode aumentar as vendas, reduzir custos e melhorar as margens.

A gestão de estoque eficaz também pode melhorar os relacionamentos da sua empresa com outros contribuintes da sua cadeia de abastecimento. Um melhor conhecimento sobre seu estoque, o que você precisa e onde precisa pode reduzir ou eliminar pedidos e entregas incorretas, atrasadas ou prematuras. Menos passos em falso beneficiam todos os participantes em cada cadeia de abastecimento.

A má gestão de estoque pode custar sua empresa

A gestão de estoque é extremamente importante para seus resultados financeiros. No varejo, perdas de estoque por roubo, fraude, erros na gestão ou documentação são conhecidos coletivamente como "redução". Nos Estados Unidos, a Pesquisa Nacional de Segurança no Varejo de 2018 da National Retail Federation revelou que as reduções custam aos varejistas em média 1,33% das vendas totais durante 2017. Isso se traduz em "um impacto total de US $ 46,8 bilhões na economia geral dos EUA", informou a associação comercial.

Qualquer empresa de porte que administre qualquer tipo de estoque pode ser seriamente danificada se não conseguir administrar bem seu estoque. Qualquer interrupção na cadeia de suprimentos que não possa ser evitada ou resolvida rapidamente pode prejudicar receitas, lucros, vendas, satisfação do cliente e a reputação de uma empresa. Esses fatores tornam a gestão eficaz de estoque um requisito essencial para o sucesso de qualquer negócio.

Software de Gestão de estoque e TI: conexões críticas

Hoje, os ativos e recursos de TI potencializam a gestão de inventário, como quase todas as outras funções críticas de negócios. Sua empresa, portanto, deve ter os recursos para obter e manter uma gestão de estoque eficaz para a melhor gestão e proteção possíveis de seu patrimônio de TI. Isso, por sua vez, torna a gestão de seu estoque de ativos de TI crítico para a sobrevivência, crescimento, evolução e oportunidades de seu negócio.

Gestão de estoque e gestão de ativos de TI (ITAM)

No passado recente, a gestão do inventário de TI de uma empresa normalmente significava pouco mais do que manter o controle de computadores e software hospedados nas instalações da empresa. Agora, no entanto, o seu inventário de ativos de TI pode variar de computadores, servidores e software baseados nas instalações a assinaturas de recursos baseados em nuvem e dispositivos móveis que a empresa ou funcionários individuais possuem, licenciam ou alugam.

Visto que você não pode anexar códigos de barras ou etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) a recursos baseados em nuvem, suas soluções de gestão de estoque devem de alguma forma incluir informações sobre as licenças que regem o acesso a esses recursos. Isso cria tanto a necessidade quanto a oportunidade de conectar suas soluções de gestão de ativos de TI (ITAM) e de gestão de estoque, e os elementos de seu TI que os hospedam.

Gestão de estoque e segurança cibernética

A segurança cibernética cria necessidades e oportunidades adicionais para conectar suas soluções de gestão de ITAM e TI às suas soluções de gestão de estoque. Como seu patrimônio de TI fornece tudo isso, eles são possivelmente vulneráveis a hackers e outros malfeitores. A proteção contra a exploração acidental e intencional dessas vulnerabilidades, dentro e fora de seus sistemas de gestão de estoque, é essencial.

Durante maio de 2017, Inc.com publicou que "60 por cento das empresas falham em 6 meses por causa disso (não é o que você pensa)." Esse artigo é baseado em pesquisas da National Cyber Security Alliance. A Alliance descobriu que quase 50% das pequenas empresas sofreram um ataque cibernético. Ainda mais alarmante, cerca de 60% dessas empresas fecham as portas seis meses depois de serem atacadas.

A mídia noticiou que os cibercriminosos atacam com sucesso até mesmo as maiores empresas do mundo. Esses ataques estão aumentando, assim como sua sofisticação e facilidade de uso. Existem até criminosos vendendo pacotes de “malware como serviço” e com preços baseados no número de sistemas a serem visados e comprometidos. A evolução contínua e o aumento das ameaças à segurança cibernética pressionam cada vez mais os gerentes de ativos de TI e de segurança cibernética em empresas de todos os tamanhos e tipos.

Gestão de estoque e “Big Data”

Quanto maior e mais complexo for o seu inventário, maior será o intervalo e o número de itens que você deve rastrear; portanto, suas tecnologias preferidas de rastreamento baseadas em TI estão gerando uma grande quantidade de dados. Para aproveitar esses dados, você precisa de ferramentas de TI para ITAM e para análise de dados. Dependendo de sua necessidade empresarial e sofisticação de TI, o uso de uma planilha simples ou software de análise de dados dedicado pode analisar esses dados; no entanto, ele deve primeiro ser coletado, protegido, verificado, racionalizado e armazenado. Além disso, transformar esses dados em informações acionáveis ​​exigirá ferramentas flexíveis para relatórios.

Você pode já ter ferramentas com esses recursos para ITAM ou outras tarefas de gestão de TI. Usar ferramentas tradicionais para relatar dados de gestão de estoque é um forte incentivo para conectar suas soluções de gestão de estoque com essas ferramentas por meio de TI.

Gestão de estoque: desafios para o seu sucesso

Em outubro de 2018, o Editor Executivo do SearchERP.Techtarget.com David Essex pediu a “um punhado de analistas, fornecedores e usuários” suas opiniões sobre os principais desafios enfrentados pelos gerentes de estoque. Os entrevistados “se uniram em torno de cinco temas, todos relacionados a colocar informações de qualidade nas mãos das pessoas mais experientes no momento certo”. Esses temas são apresentados aqui nas palavras e na ordem em que apareceram no artigo original.

“Integrando planejamento de demanda e planejamento de estoque”

Diferentes pessoas, processos e ferramentas geralmente gerenciam essas funções igualmente críticas e interdependentes. A gestão de estoque eficaz requer que os sistemas e informações que cada um usa sejam interconectados para obter uma visão completa da realidade atual e fazer previsões com mais precisão. Integrar esses sistemas e dados e outros aplicativos e funções relacionados, entretanto, pode ser difícil, demorado e caro.

“Treinando usuários de software de planejamento de demanda e de gestão de estoque”

O melhor software de planejamento de demanda ou gestão de estoque do mundo nunca fornecerá valor comercial completo até que aqueles designados para o usar se tornem adeptos e se sintam à vontade com ele. Essas são disciplinas complexas e o software usado para elas geralmente reflete essa complexidade. Portanto, pode ser difícil e caro encontrar usuários treinados e experientes e “desenvolvê-los” internamente.

“Livrando-se daquelas planilhas e papéis antigos”

Velhos hábitos e práticas confortáveis ​​são difíceis de morrer, mesmo diante de alternativas melhores e mais novas, especialmente para alguns gerentes de estoque e usuários (e muitos evitadores) de quase todas as tecnologias modernas. A resistência a processos ou ferramentas modernizados pode assumir muitas formas; entretanto, todos eles podem contribuir para a gestão de estoque inconsistente e inadequado se não forem reconhecidos e resolvidos.

“Padronizando dados”

Sua empresa e sua iniciativa de gestão de estoque são vulneráveis ​​à advertência antiquada e frequentemente repetida: "entra lixo, sai lixo". Com a gestão de estoque, várias versões e definições dos mesmos dados podem resultar em noções imprecisas, incompletas ou desatualizadas de estoques e cadeias de suprimentos. Isso pode levar diretamente a decisões empresariais abaixo do ideal, que podem afetar vendas, receitas, satisfação do cliente e a percepção de seu negócio.

“Escolhendo o software adequado ao seu negócio”

Toda empresa que vende produtos de qualquer tipo precisa de alguma versão de gestão de estoque; no entanto, as necessidades específicas de sua empresa são exclusivas dela. Essas necessidades devem definir e priorizar as soluções específicas de gestão de estoque que você escolhe e implanta. Onde estão localizados os produtos que você vende? Onde estão seus clientes? Como você entrega suas mercadorias a eles? A maioria de suas vendas são transações grandes ou pequenas? Esses e outros fatores afetam diretamente as ferramentas de que você precisa e sua importância relativa para o seu negócio.

Gestão de Estoque: melhores práticas

Existem vários pré-requisitos para uma gestão de estoque eficaz e consistente. Você pode segui-los em qualquer ordem da lista abaixo, mas cada item da lista é essencial para o sucesso da gestão de estoque.

Gestão de estoque: o que vem a seguir?

Você deve começar sua jornada para a gestão de estoque ideal com seus itens de estoque mais críticos e/ou desafiadores, como produtos acabados de alto valor, matérias-primas difíceis de obter, segmentos de sua cadeia de suprimentos ou outros. Quaisquer que sejam, iniciar a gestão correta dos itens de estoque mais críticos e desafiadores estabelece um precedente positivo para esforços subsequentes.

O próximo passo deve ser a documentação cuidadosa e abrangente dessas experiências iniciais, tanto positivas quanto negativas. Você deve usar essas experiências para refinar sua abordagem para seus esforços futuros de gestão de estoque.

Para usar uma abordagem popular entre os empreendedores no Vale do Silício e em outros lugares, você quer “falhar rápido”. Desenvolva um plano inicial e escolha suas ferramentas, execute-o e aprenda com todos e quaisquer erros e passos em falso, e então repita rapidamente.

À medida que sua empresa melhora e expande a gestão de inventário, certifique-se de otimizar a integração com o ITAM e outros esforços de gestão de TI relevantes. Essas integrações podem ser desafiadoras, dependendo dos recursos e da flexibilidade de suas soluções nessas áreas. O esforço, entretanto, pode resultar em benefícios significativos para todas as suas iniciativas de gestão conectadas.

A gestão de estoque ideal aplicado ao seu patrimônio de TI pode melhorar o ITAM. O ITAM aprimorado pode melhorar a segurança cibernética de todo o patrimônio de TI, bem como a entrega e a gestão de TI e serviços de negócios. Um estado de TI mais seguro e bem gerenciado pode levar diretamente a melhorias adicionais na gestão de estoque.

Gestão de estoque: fundamental para o sucesso de sua empresa

Você e seus colegas têm várias opções e escolhas disponíveis para gerenciar seu inventário o melhor possível. A forma como sua empresa gerencia o estoque afeta diretamente as vendas, receitas, lucros, custos, a satisfação de clientes, parceiros, a percepção e reputação de sua empresa. Suas escolhas de gestão de estoque, portanto, são altamente críticas e seus colegas, clientes, parceiros, executivos e influenciadores irão examiná-las de perto.

Você deve implementar os melhores processos, serviços e ferramentas possíveis para a gestão de estoque. Você deve construir sobre seus sucessos iniciais para otimizar a gestão de cada item em seu estoque e da cadeia de suprimentos que move seu estoque para seus clientes.

Sua iniciativa de gestão de estoque provavelmente incluirá vários fornecedores de soluções e também pode incluir especialistas externos. Seus parceiros escolhidos devem demonstrar uma compreensão das necessidades exclusivas de sua empresa. Eles também devem fornecer evidências confiáveis ​​de que possuem as soluções, a experiência e o ecossistema para ajudá-lo a atingir seus objetivos.

Freshworks: seu parceiro para gestão de estoque em TI

Freshworks oferece uma variedade de soluções baseadas em nuvem para ajudá-lo a gerenciar seu patrimônio de TI, envolver e apoiar seus clientes, converter os visitantes do seu site e conectar suas equipes e parceiros. As soluções e especialistas da Freshworks podem apoiar, acelerar e melhorar seus esforços de gestão de estoque, conforme seu negócio e sua cadeia de suprimentos crescem e evoluem.

A Freshworks gostaria de ter a oportunidade de discutir seus desafios e possibilidades de gestão de estoque e TI. Saiba mais sobre Freshworks e suas soluções para gestão de TI e outras funções empresariais online , ou entre em contato  com Freshworks. Deixe-nos mostrar o que sabemos, o que fizemos e o que podemos fazer com e por você.