O que é um contrato?

Um contrato é um acordo legal entre indivíduos ou empresas para a compra de produtos e/ou serviços em um projeto, objetivo, etc. em comum. Cada indivíduo ou empresa que entra no acordo por meio de um contrato é chamado de "parte". Ele pode ser pensado como um entendimento ou fechamento de negócio, onde uma parte (o fornecedor) concorda em prover os bens ou serviços à outra parte (o cliente). Um contrato registra as obrigações, termos e condições pelas quais cada parte concorda em cumprir e o que cada parte concorda em fazer. Isso ajuda a evitar futuros desentendimentos. Um contrato protege os direitos e necessidades de ambas as partes e as instrui a cumprir com suas responsabilidades. Contratos podem ser escritos ou verbais, embora seja difícil provar o que foi acordado em um contrato verbal. Contratos podem ser definidos em um único documento, uma coleção de documentos ligados, ou como uma seção separada num pedido que o cliente faz a um fornecedor.

O que é o Gerenciamento de Contratos?

Gerenciamento de contratos é o conjunto de processos e técnicas utilizado para administrar o ciclo de vida dos contratos de ponta a ponta. Cada parte do contrato deve realizar a gestão do mesmo, designando responsabilidades para cada indivíduo. Ao gerenciar diferentes contratos, o nível de atividade pode variar bastante. Um contrato para um cliente que compra produtos prontos para uso vai demandar pouco ou nenhum envolvimento contínuo do cliente no que diz respeito à gestão do contrato, uma vez que as ações necessárias nos termos desse tipo de contrato se aplicariam apenas no caso do fornecedor não entregar os produtos no prazo acordado, ou fora do padrão de qualidade esperado. Contratos mais complexos, como no caso de desenvolvimento de software sob medida e de alto valor ou serviços de TI terceirizados, são propensos a demandar uma gama completa de atividades de gerenciamento de contratos. Isso acontece porque o cliente provavelmente vai exigir termos e condições específicos no contrato com o fornecedor, para poder gerenciar os riscos ao seu próprio negócio.

O que define o tamanho e a complexidade dos contratos e sua gestão?

Contratos possuem uma gama de tamanhos, conteúdos e complexidades, exigindo diferentes níveis de gerenciamento. Fatores que diferenciam contratos incluem:

 

Quais são os tipos de contrato tipicamente usados em TI?

Existem diversos tipos de contratos aplicados em TI, dos quais cada um possui diferentes características, responsabilidades e abordagens para gestão de contratos:

Contrato de vendas

Este é o tipo de contrato feito entre o cliente e o fornecedor de produtos de TI prontos para uso. O fornecedor tem o papel de liderança na gestão do contrato, definindo os termos e condições. Normalmente, os detalhes do contrato são os mesmos para todos os clientes. O cliente aceita os termos e condições do contrato ao realizar o pedido dos produtos/serviços, incluindo o requisito de pagar o fornecedor por eles. Nesse tipo de contrato, as atividades de administração de contratos do cliente se limitam a determinar se os bens/serviços foram entregues, com base nos termos definidos pelo fornecedor. As atividades de gestão de contratos do fornecedor se limitam a definir o contrato, comunicar seu conteúdo durante o processo do pedido, bem como cobrar o pagamento conforme os termos e condições contratuais. Exemplos de onde esse tipo de contrato e abordagem de gestão se aplicam incluem: quando um cliente procura softwares de prateleira, computadores, serviços de rede, serviços de software em nuvem e serviços de suporte de desktop.

Contrato de compra

Este tipo de contrato geralmente é utilizado quando o cliente deseja comprar produtos ou serviços feitos sob medida, ou quando a contratação exige um nível de administração de contratos mais elevado do que aquele definido no contrato de vendas do fornecedor. Neste tipo de contrato, os detalhes são específicos para o cliente e o fornecedor. O cliente assume a gestão do contrato, incluindo a definição e a negociação do contrato. O contrato pode ser baseado no contrato padrão do fornecedor, ou o cliente pode ter um modelo de contrato que corresponde com a maneira que deseja gerir o contrato. O cliente gerencia a conformidade do fornecedor com seus requisitos contratuais, tomando as medidas corretivas conforme necessário e gerenciando qualquer alteração no contrato. Exemplos de onde esse tipo de contrato e abordagem de gerenciamento são utilizados incluem: a terceirização de serviços de TI, desenvolvimento de software sob medida e contratos de trabalho.

Acordo de parceria

Este é o tipo de contrato que documenta formalmente os termos e condições de uma parceria entre duas empresas. Nos acordos de parceria, ambas as partes vão gerenciar o contrato em conjunto, agindo como se fossem uma única organização. O contrato ainda pode conter responsabilidades individuais para cada parte, mas também especifica todas as responsabilidades conjuntas. Entre os exemplos de onde esse tipo de contrato e abordagem de gestão são usados, estão: um cliente e um fornecedor trabalhando juntos para entregar serviços ao mesmo cliente ou um fornecedor providenciando serviços de hospedagem enquanto outro fornece serviços de aplicativos. Neste último exemplo, cada fornecedor continua tendo contratos separados com o cliente e os contratos são administrados de forma independente.

Acordo de colaboração

Um acordo de colaboração é empregado quando diversos fornecedores oferecem serviços ao mesmo cliente ou quando o cliente possui uma exigência de gerenciamento de contratos para que eles trabalhem juntos. Assim como os contratos individuais que o cliente gerencia, cada parte também tem a obrigação contratual de assinar um acordo de colaboração em comum. Esse tipo de acordo contém obrigações contratuais que são desenhadas especificamente para encorajar todas as partes a trabalhar juntas, frequentemente incluindo requisitos para objetivos compartilhados, medindo a vontade de trabalhar juntos e impulsionando melhorias coletivas. O cliente ou seu integrador de serviço gerencia o cumprimento dos requisitos contratuais. Esse tipo de contrato e abordagem de gerenciamento geralmente é utilizado quando o panorama da oferta de TI inclui a necessidade de integração e gerenciamento de serviços.

Subcontrato

Este tipo de contrato é usado entre dois fornecedores, onde o fornecedor primário possui um contrato com o cliente para oferecer produtos/serviços, mas requer assistência de um outro fornecedor – o subcontratado. O fornecedor primário, em alguns casos chamado de "principal", cria e gerencia o contrato com o subcontratado. O subcontratado não tem relação contratual com o cliente e o cliente não gerencia o subcontratado. O fornecedor principal continua sendo o responsável pela entrega das obrigações contratuais com o cliente, incluindo quaisquer peças que o subcontratado entregue.

Acordo geral de serviços (MSA)

Um acordo geral de serviços (MSA, do inglês master-services agreement) geralmente é utilizado para administração de contratos de compra complexos, quando um único fornecedor provê um cliente com diversos serviços. Obrigações em comum aos diferentes contratos são adicionadas ao acordo geral de serviços para reduzir o tamanho de cada contrato e simplificar a gestão dessas obrigações contratuais compartilhadas. Exemplos de obrigações são termos de pagamento, propriedade intelectual e abordagens para gestão e resolução de disputas contratuais. Os MSAs também podem ser usados com diversos fornecedores provendo serviços para um cenário de integração e gerenciamento de serviços, onde eles têm obrigações contratuais de gerenciamento em comum.

Quais são as principais atividades da Gestão de Contratos?

O gerenciamento de contratos inclui diversas atividades e subprocessos. Nem todas são obrigatórias para gerenciar cada contrato. As atividades incluem:

Definir o conteúdo do contrato

Todo contrato precisa ser cuidadosamente definido. Modelos podem ser usados para ajudar na definição de contratos e dar suporte ao gerenciamento. Os requisitos do contrato irão determinar o comportamento das partes e os custos para o fornecedor e o cliente, e também exige atividades de gerenciamento. Ambas as partes precisam entender as implicações de cada elemento do contrato antes de assinar.

Negociar os termos e condições do contrato

Alguns tipos de contrato requerem negociações entre cliente e fornecedor. Essa atividade de gerenciamento de contratos contribui para um resultado contratual bem sucedido, conforme as negociações ajudam a garantir que ambas as partes estão cientes de suas obrigações contratuais e podem cumpri-las.

Formalizar o acordo em um contrato entre as partes

O acordo pode ser formalizado por assinatura (que pode ser eletrônica) e pela confirmação de aceite dos termos e condições ao realizar um pedido de bens ou serviços, ou implícito pela conduta, o que sugere que há um acordo.

Comunicar o conteúdo de um contrato

Na gestão de contratos, é importante garantir que as partes envolvidas na entrega e no recebimento de bens ou serviços estejam cientes das obrigações previamente acordadas.

Garantir o cumprimento dos termos e condições do contrato

Há um risco de que alguma das partes do contrato falhe em cumprir com alguns dos requisitos, tanto por erro quanto por tentativa consciente de descumprir o acordo. Portanto, faz parte das melhores práticas de gestão de contratos monitorar rotineiramente e revisar o cumprimento conforme as exigências contratuais.

Tomar medidas corretivas se os termos e condições do contrato não forem cumpridos

Se uma checagem de conformidade de gerenciamento de contrato revelar que um requisito não foi atendido, isso deve ser investigado e solucionado. Podem ser necessárias mudanças no contrato se, por exemplo, a causa do desentendimento for uma ambiguidade nos requisitos contratuais.

Gerenciar qualquer mudança no contrato

Contratos são acordos legais e formais, portanto, qualquer mudança neles precisa ser administrada, incluindo negociações e a garantia de que ambas as partes concordam com as alterações.

Rescisão de contrato

Os contratos eventualmente são encerrados porque chegaram ao fim de seu prazo, uma das partes violou alguma obrigação contratual importante ou uma das partes cessou a negociação. As rescisões de contratos devem ser gerenciadas, com a abordagem de gestão e as condições para a rescisão incluídas no contrato. O contrato também deve incluir qualquer obrigação que continue a existir após o encerramento do contrato, como por exemplo a exigência de não-divulgação de informações sensíveis.

Por que o Gerenciamento de Contratos é importante para o seu negócio?

Qualquer tipo de negócio pode se beneficiar do gerenciamento de contratos. Da perspectiva do cliente, o gerenciamento de contratos garante que o cliente receba os bens e/ou serviços adquiridos. Da perspectiva do fornecedor, o gerenciamento de contratos garante que seja necessário apenas cumprir as obrigações contratuais para receber o dinheiro ou outras contraprestações. Muitos clientes contratam fornecedores para uma variedade de bens e serviços, frequentemente utilizando contratos com os termos e condições definidos pelo fornecedor ou contratos definidos por consultores externos, mas sem estabelecer uma gestão para eles. Não é incomum que fornecedores falhem em cumprir as obrigações definidas no contrato inicial. O que costuma acontecer é que então o cliente passa a preencher essas brechas, sem perceber que isso está trazendo custos que deveriam ser de responsabilidade do fornecedor. Muitos contratos de longo prazo incluem obrigações de gerenciamento para rever custos e atualizar tecnologias. Sem clientes que gerenciem ativamente os contratos, essas atualizações não acontecem. Uma gestão de contratos eficaz pode oferecer esses benefícios para o cliente e o fornecedor:

Quais são as melhores práticas para os conteúdos de um contrato?

Um contrato que utiliza melhores práticas deve ser fácil de acompanhar e de entender, ser abrangente e conciso, e ter embasamento legal no país em que está sendo utilizado. Cumprir esses requisitos vai facilitar a gestão do contrato e encorajar os envolvidos em sua entrega e seu uso a cumprir suas obrigações contratuais. Contratos são formatados para atender a esses requisitos. O contrato é separado em seções intituladas para auxiliar o gerenciamento, cada uma delas com foco num conjunto específico de requisitos. Uma seção também pode ser chamada de "anexo" ou "tabela". Cada requisito numa seção é chamado de "cláusula". Usualmente se enumera cada seção e cada cláusula. Por exemplo, a seção 1 terá suas cláusulas enumeradas como 1.1, 1.2, 1.3, etc. Essa técnica ajuda a referenciar requisitos particulares ao projetar, negociar e gerenciar o contrato.

Existem muitos modelos de contratos disponíveis. Esses modelos de contrato geralmente são customizados para atender à gestão de contratos de cada país, setor da indústria, tipo e tamanho de serviço. Empresas podem usar modelos como base para seus contratos, aplicando emendas adequadas ao seu respectivo uso. Abaixo você encontra uma lista de conteúdos que costumam ser utilizados em contratos, e os ítens em negrito são os requisitos mínimos para qualquer contrato:

SEÇÃO DESCRIÇÃO
Título e referência do documento O nome do contrato e um número de referência exclusivo para ele
Partes do documento Quem está entrando no contrato
Descrição/propósito Descrição/propósito
Produtos/serviços Os produtos e/ou serviços fornecidos de acordo com os termos e condições do contrato
Histórico de versão Um contrato é um documento controlado que requer versões
Definições Define todos os termos do contrato
Preços Cobranças pelo serviço e variações na cobrança
Responsabilidades de cada parte Obrigações específicas de cada parte
Termos de pagamento Como os pagamentos especificados no contrato devem ser gerenciados
Termos de entrega Como os produtos/serviços serão entregues e como eventuais perdas serão gerenciadas
Garantia Período de garantia durante o qual problemas com os produtos/serviços serão corrigidos gratuitamente
Atribuição de contrato Restrições que possam impedir o fornecedor ou o cliente de passar o contrato para outra parte
Datas e termos do contrato As datas de início e término do contrato
Falhas e correções Como gerenciar falhas no cumprimento das obrigações, termos e condições definidos no contrato
Processo de disputa e arbitragem Como gerenciar disputas sobre o conteúdo ou significados do conteúdo do contrato
Conformidade com as leis Especifica quais leis do país se aplicam para gerenciar falhas contratuais
Confidencialidade e não-divulgação Requisitos para manter a confidencialidade do conteúdo do contrato e dos produtos/serviços fornecidos
Direitos de propriedade intelectual Quem possui a propriedade intelectual dos produtos/serviços fornecidos de acordo com o contrato
Força maior Condições específicas sob as quais ambas as partes são liberadas de suas obrigações, como em tempos de guerra, greves ou motins
Rescisão e saída Direitos e responsabilidades de ambas as partes para rescindir o contrato, incluindo rescisão antes do final do prazo do contrato
Renovação de contrato Como uma renovação de contrato será gerenciada
Signatários e testemunhas autorizados Assinaturas de cada parte concordando com o contrato

Como serviços de TI devem ser descritos num contrato?

Um contrato com um fornecedor que irá prover serviços de TI para determinados níveis de serviços geralmente inclui cronogramas detalhados para definir os requisitos do serviço. Esses cronogramas costumam incluir:

Técnicas de gestão de contratos

Como o Gerenciamento de Contratos deve abordar a compliance?

Após a assinatura, a gestão de contratos deve checar periodicamente se tanto o fornecedor como o cliente estão em compliance com os requisitos contratuais, termos e condições. A checagem de compliance do contrato não pode esperar até que problemas sejam identificados, uma vez que as partes podem não estar cientes desses problemas até depois do contrato ser assinado. Para a gestão de contratos, é particularmente crítico checar a compliance dos detalhes financeiros do contrato, incluindo pagamentos, receita e custos incorridos, já que podem afetar diretamente as margens de lucro. Uma auditoria de compliance em gestão de contratos deve começar com uma revisão para identificar as áreas com maior risco para a empresa. Existe um risco de que auditorias de compliance excessivamente zelosas possam prejudicar o relacionamento entre cliente e fornecedor. A gestão de contratos, portanto, deve usar a abordagem de compliance para identificar oportunidades de melhorias para beneficiar ambas as partes, e deve tentar não atribuir culpados. Uma abordagem de compliance útil na gestão de contratos é a criação de uma estrutura de governança em que ambas as partes tenham em administrar o que costumam ser arranjos contratuais altamente complexos de maneira mais colaborativa, alinhada, flexível e confiável. A estrutura de governança para gestão de contratos deve definir como as partes trabalham em conjunto para tomar decisões operacionais do dia a dia e também as mais estratégicas. A estrutura deve incluir um processo para monitorar em conjunto o desempenho geral da relação e revisar regularmente o planejamento de saída, assim como atividades para checar compliance de controles e regulações específicos, incluindo auditorias tradicionais de compliance de contratos.

Gestão de contratos em TI

Um departamento de TI convencional usa bens e serviços oferecidos por vários fornecedores diferentes, seguindo os termos e condições de diversos tipos e formas de contratos. Cada um deles requer diferentes níveis de atividades de gestão de contratos. Mesmo que uma empresa tenha uma área de aquisição dedicada à responsabilidade de acordar, assinar e gerenciar contratos, o departamento de TI ainda deve estar ciente de suas obrigações contratuais.

Contratos de vendas de produtos prontos para uso

Contratos de vendas para comprar produtos prontos para uso, como por exemplo cartões de memória, chegam ao fim assim que o produto é entregue. Não há necessidade de gerenciar esse tipo de contrato. No entanto, o departamento de TI deve sempre checar os detalhes do contrato para garantir que não possui responsabilidades contínuas com o fornecedor.

Contratos de vendas de softwares prontos para uso

Um contrato de vendas para softwares pode ser parecido com um contrato para comprar bens de consumo, porém a maioria dos contratos de software inclui requisitos contínuos para TI, relacionados ao gerenciamento de licenças e à propriedade do aplicativo. Os termos desse tipo de contrato geralmente afirmam que o fornecedor mantém a propriedade do software aplicativo, no entanto, o cliente acabou de adquirir uma licença para usá-lo. Se o departamento de TI não estiver ciente desses requisitos do contrato e gerenciar a compliance com eles, a empresa pode ter de enfrentar ações legais.

Contratos de desenvolvimento de software sob medida

Qualquer contrato onde o fornecedor vai desenvolver um software sob medida deve incluir cláusulas definindo quem possui os direitos ao software desenvolvido. O contrato pode especificar que o fornecedor possui os ativos de software, ainda que que o cliente tenha pago pelo desenvolvimento ou que a propriedade passe para o cliente após o pagamento ter sido efetivado. O departamento de TI precisa entender os termos de propriedade, especialmente se for alterar o software posteriormente para uso próprio ou necessidade específica. O gerenciamento de ativos ITSM deve ser claro sobre a propriedade dos ativos, de forma que reflita em seu banco de dados de gerenciamento de ativos. O TI também deve entender a responsabilidade do fornecedor pelo suporte e manutenção, de forma que o TI possa evitar pressionar indevidamente um fornecedor para resolver um problema pelo qual ele não tenha responsabilidade de acordo com o contrato, e garantir que a quantidade adequada de esforço seja despendida para gerenciar o contrato.

Contratos baseados em serviços

Contratos estipulando que um fornecedor deverá prover serviços contínuos de TI requerem o mais alto nível de gerenciamento de contratos, incluindo contratos para serviços, como suporte de aplicativos, manutenção de hardware, fornecimento de rede para uma área ampla, serviços terceirizados totalmente gerenciados, e gerenciamento de instalações. O nível de gestão de contratos irá variar conforme a criticidade do serviço prestado ao departamento de TI e à empresa, a qualidade do fornecedor e seus serviços, e os requisitos do contrato.

Quais são os desafios do Gerenciamento de Contratos?

Os desafios do gerenciamento de contratos são comuns à maioria das empresas. Ao desenvolver habilidades sólidas de gerenciamento de contratos e aplicar uma abordagem de senso comum pragmática à gestão de contratos, esses desafios podem ser superados.

Criar contratos compreensíveis

O gerenciamento de contratos depende do entendimento pleno sobre o contrato em si.Habilidades específicas são necessárias para que as informações sejam abrangentes, concisas, sem ambiguidades e fáceis de entender mesmo sem treinamento legal, além de serem legalmente executáveis.

Usar diferentes abordagens para gestão de contratos

A abordagem e o rigor usados para gerenciar cada contrato em particular devem levar em consideração diversos fatores, incluindo o tipo de contrato, o valor total, a criticidade para o negócio, o tipo de bens ou serviços oferecidos e o desempenho exigido pelo contrato. Isso também pode variar ao longo de contratos de longo prazo, com menos exigências de gerenciamento conforme a confiança vai aumentando.

Verificar os termos e condições do contrato

É fácil aceitar contratos sem verificar seus termos, especialmente as "letras miúdas", o que pode trazer futuras surpresas ao gerenciar o contrato. Uma pessoa com conhecimento apropriado e atenção a detalhes deve verificar os contratos antes de serem assinados.

Saber quando aplicar o contrato

Se a gestão de contratos sempre encaminhar um fornecedor para os termos contratuais toda vez que houver um erro ou falha nos requisitos, o relacionamento com o fornecedor logo vai se deteriorar. Saber quando aplicar as correções para não conformidade pode ser uma habilidade difícil de aprender. A abordagem das "três chances" pode ser útil, enviando avisos não-contratuais para as duas primeiras ocorrências de uma quebra de contrato.

Como usar um software para monitorar seus contratos?

Atualmente, muitas empresas usam softwares para contratos ao invés de depender da gestão manual de contratos impressos. Softwares para administração de contratos podem oferecer visibilidade de contratos, monitoramento e compliance para automatizar e simplificar o fluxo do ciclo de vida da gestão de contratos. Um software de gestão de contratos se tornou uma ferramenta essencial para monitorar as diversas atividades associadas ao gerenciamento de contratos e para automatizar a administração de contratos, monitorar compliance, gerenciar risco, produzir relatórios e disparar alertas quando alguma ação for necessária. Sistemas de software para contratos oferecem um banco de dados centralizado para armazenar a versão definitiva de contratos, o que pode permitir o acesso rápido e seguro aos contratos a partir de diversas localidades. Isso evita que várias cópias dos contratos estejam salvas em locais diferentes, o que pode gerar versões distintas e causar atrasos no processo de gestão de contratos e dar origem a disputas. A funcionalidade no software de gestão de contratos inclui:

Melhores práticas para criar um processo de gerenciamento de contratos

Siga estes passos para criar um processo de gestão de contratos:

Descoberta

Reúna informações de todos os contratos, incluindo a estrutura, o conteúdo e os requisitos, tanto da sua empresa como das outras partes. Utilize essas informações para povoar o software de gestão de contratos. Garanta que a equipe de gerenciamento de contratos tenha suficientes habilidades de administração de contratos e conhecimento sobre o seu negócio.

Análise

Analise todos os contratos para entender e documentar os diferentes tipos e sua importância para a sua empresa.

Planejamento

Planeje seu processo de gerenciamento de contratos guiado por boas práticas que se adequem aos diferentes tipos de contrato de sua organização.

Implementação

Passe a usar o processo de gerenciamento de contratos para todos os novos contratos e todos que forem de alta importância para sua empresa. Informe as partes existentes com antecedência para obter sua adesão à nova abordagem de gerenciamento.

Melhoria

Faça rotineiras da efetividade do seu processo de gerenciamento de contratos e faça as melhorias necessárias.

Sumário

A gestão de contratos é um processo importante para todas as empresas consumidoras que desejam que seus fornecedores ofereçam os melhores produtos e serviços com preços competitivos e para empresas fornecedoras que querem satisfazer seus clientes sem exceder suas responsabilidades. Embora o gerenciamento de contratos seja frequentemente realizado fora de TI e ITSM, esses setores devem estar totalmente cientes de como a administração de contratos funciona para obter o melhor resultado para sua empresa.