IT資産管理とは？ITSMツールでITIL準拠のIT資産管理

IT資産管理とは

「IT資産管理（IT Asset Management）とは、企業・組織内にあるハードウェア、ソフトウェア、周辺機器、インフラなどのIT資産に対する管理を意味します。IT資産に含まれるものは幅色く、ハードウェアやソフトウェア本体だけではなく、ソフトウエア使用のためのライセンスやその証書、保守契約などの契約書も管理対象になります。企業や組織の規模が大きくなるにつれ、使用されるIT資産の数は増え、またIT活用の進化に伴いその種類も多様化しています。この多岐に渡るIT資産の状況を見える化し、管理していくことが非常に重要になります。

IT資産管理の方法

IT資産管理を始めるには、基本的な情報を管理する「資産管理台帳」を作成する必要があります。

資産管理台帳は、ハードウェアとソフトウェアで記載する内容が異なります。

ハードウェアの資産管理台帳に記載する内容は以下のとおりです。

• 管理番号
• 機器情報

• 所在（どこで利用されているか、部門や利用者など）

• 導入日

• 資産区分（自社所有か、リースか、レンタルか）

• 固定資産番号
• リース番号

• リース、レンタル期限

• 利用区分（商用か、社内用か。社内用の場合の利用目的は何か）

ソフトウェアの資産管理台帳に記載する内容は以下のとおりです。

• ソフトウェア名

• ベンダー名

• 料金

• 導入日

• バージョン

• ライセンス情報（形態、使用許諾条件など）

• インストール対象の機器

これらのIT資産管理台帳は、ExcelやIT資産管理システムを用いて作成されるのが一般的です。

Excelを利用する場合

パソコン10台未満など、管理するIT資産が少なく小規模の場合は、Excelを利用した管理台帳で問題ありません。

メリット

• シンプルで導入が簡単

• 導入コストが新規にかからない

デメリット

• 決まった形式がないため、テンプレートを自作する必要がある

• 管理対象が多い場合、作業量が多くなってしまう

• バージョン管理や共有が難しい

IT資産管理ツールを導入する場合

企業や組織の規模が大きくなるにつれ、Excelを使った管理台帳には限界が訪れます。

特に問題になるのがバージョン管理です。複数のユーザーに対して管理台帳の編集権限を開放すると、ファイルの先祖返りが発生したり、担当者毎にファイルを複製して利用されたりするリスクが高まります。

また、管理項目が増えると表計算ソフトのインターフェイスでは対応しきれません。

そのため従業員規模が一定以上の企業では、IT資産管理ツールを用いて確実に一元管理するのが一般的です。

メリット

• 資産管理対象の項目や複雑な情報が多い場合も、管理が容易でより効率的に
• テンプレート作成などの事前準備が不要
• バージョン管理や共有がスムーズ

• マニュアル操作による作業の抜け漏れをなくす

• 未使用の資産の把握により、無駄な投資を防止

• 将来の資産更新や購入の計画が容易に

• 多数のソフトウェアの更新状況の把握と迅速な適用により、セキュリティを強化

• ライセンスの一元管理により、コンプライアンスを強化

• セキュリティインシデントの発生抑止、また発生時の追跡が可能に

デメリット

• 導入費用がかかる

• 組織に合った機能を提供する資産管理ツールを選択するためのリサーチが必要

• 導入に際しての教育やユーザーへの通知などが必要

ITILとIT資産管理

ITILとは、ITサービスマネジメントのベストプラクティスがまとめられた書籍で、2019年にITIL v3/2011から最新のITIL v4にアップデートされました。

「IT資産管理」はもともとITILの要件を満たすために重要な要素でしたが、ITIL v3まではITILのプロセスとして明言されていませんでした。しかし、ITIL v4からはサービス管理プラクティクスの一つとして明示されるようになっています。

最新のITILに準拠するためにはITILに基づいた資産管理が必須になったということです。

（参照：「ITIL v3の登場によって，CMDBの役割が抜本的に変わった」 - 日経XTECH）

つまり、ITILにおいてCMDBの構築はすべてのプラクティスに関わる重要なプロセスということです。IT資産管理とCMDBは似た概念として語られることがよくありますが、最新のITIL要件を満たすためには両者のいずれにも対応する必要があります。